Como escribir un informe para donantes
Existen dos tipos de informes que un donante espera recibir: Narrativo y financiero.
Aunque los distintos donantes pueden requerir formatos diferentes o específicos, generalmente se debe incluir lo siguiente en un informe narrativo en el mismo orden que aparece a continuación:
Título del informe. Se incluye en la primera página del informe y se recomienda añadir en la portada a con una imagen apropiada en buena resolución de alguna actividad del proyecto o sus beneficiarios. Esto ayuda a crear interés en el lector para continuar leyendo.
Índice. Se debe incluir con los números de página, especialmente si el informe es grande.
Resumen. El extracto es algo que se debe escribir después de escribir todo el informe, pero debe ser colocado en el principio del informe. Para escribir el resumen, leer todo el informe y tratar de plasmar la esencia de su informe en palabras como resumen del informe. Debe ser breve y puede incluir datos cuantitativos y cualitativos.
Introducción. En lugar de saltar directamente a la memoria de los acontecimientos o progresos o las actividades, hacer una introducción. En la introducción, se debe comenzar con el fondo del problema. A continuación, escribir el enunciado del problema en sí, lo que motiva a resolver el problema, es decir por qué es importante resolver el problema y cómo lo están tratando de resolver a través del proyecto. En resumen, la introducción es más que una breve descripción del proyecto y cómo las actividades particulares que se reportan se relacionan con el objetivo o la meta del proyecto. Después de describir el proyecto, escribir cómo está organizado el resto del informe. La longitud de introducción depende de nuevo en el objetivo del informe y destinatario, así como la longitud del propio informe. No es una buena práctica dar una introducción de una página de un informe de dos o tres páginas.
El cuerpo del informe. Después de la introducción, inicia el cuerpo del informe, es decir, el informe de los eventos o actividades sobre los que está reportando. Se deben incluir logros del proyecto, tanto tangibles como intangibles, resultados esperados e inesperados, testimonios, fotografías y otros aspectos relevantes de la ejecución del proyecto. También, es importante reconocer errores u obstáculos y la manera en que se superaron.
Conclusión. Es muy importante concluir el informe. En la conclusión, se puede añadir los principales aprendizajes, ¿cuál fue el resultado del trabajo y cómo el proyecto ha contribuido a hacer de este mundo un lugar mejor.
Otra opción de contenido para los informes a donantes es la siguiente:
Recomendaciones
Aunque los distintos donantes pueden requerir formatos diferentes o específicos, generalmente se debe incluir lo siguiente en un informe narrativo en el mismo orden que aparece a continuación:
Título del informe. Se incluye en la primera página del informe y se recomienda añadir en la portada a con una imagen apropiada en buena resolución de alguna actividad del proyecto o sus beneficiarios. Esto ayuda a crear interés en el lector para continuar leyendo.
Índice. Se debe incluir con los números de página, especialmente si el informe es grande.
Resumen. El extracto es algo que se debe escribir después de escribir todo el informe, pero debe ser colocado en el principio del informe. Para escribir el resumen, leer todo el informe y tratar de plasmar la esencia de su informe en palabras como resumen del informe. Debe ser breve y puede incluir datos cuantitativos y cualitativos.
Introducción. En lugar de saltar directamente a la memoria de los acontecimientos o progresos o las actividades, hacer una introducción. En la introducción, se debe comenzar con el fondo del problema. A continuación, escribir el enunciado del problema en sí, lo que motiva a resolver el problema, es decir por qué es importante resolver el problema y cómo lo están tratando de resolver a través del proyecto. En resumen, la introducción es más que una breve descripción del proyecto y cómo las actividades particulares que se reportan se relacionan con el objetivo o la meta del proyecto. Después de describir el proyecto, escribir cómo está organizado el resto del informe. La longitud de introducción depende de nuevo en el objetivo del informe y destinatario, así como la longitud del propio informe. No es una buena práctica dar una introducción de una página de un informe de dos o tres páginas.
El cuerpo del informe. Después de la introducción, inicia el cuerpo del informe, es decir, el informe de los eventos o actividades sobre los que está reportando. Se deben incluir logros del proyecto, tanto tangibles como intangibles, resultados esperados e inesperados, testimonios, fotografías y otros aspectos relevantes de la ejecución del proyecto. También, es importante reconocer errores u obstáculos y la manera en que se superaron.
Conclusión. Es muy importante concluir el informe. En la conclusión, se puede añadir los principales aprendizajes, ¿cuál fue el resultado del trabajo y cómo el proyecto ha contribuido a hacer de este mundo un lugar mejor.
Otra opción de contenido para los informes a donantes es la siguiente:
- Introducción, finalidad del documento y periodo que comprende.
- Antecedentes de la organización, el proyecto y el apoyo.
- Contexto en el que se inserta el proyecto.
- Modelo de intervención, metodología empleada.
- Resultados del proyecto, tanto cuantitativos como cualitativos. Referirse al contenido del proyecto original y cómo se avanzó hacia el logro de los objetivos y metas planteadas. Incluir resultados inesperados.
- Evidencias de atención a beneficiarios, como fotografías, listas de asistencia, testimonios, ligas a videos, entre otros materiales.
- Siguientes pasos y actividades, en caso de tratarse de un reporte parcial.
- Éxitos y aprendizajes, pueden incluirse aspectos positivos y negativos (retos y oportunidades), cambios en la organización, alianzas creadas o colaboración con otros organismos para el logro de las metas.
- Uso presupuestal, una tabla que detalle la aplicación de los recursos, incluyendo copias de los comprobantes fiscales y copia del estado de cuenta en el que se depositaron los recursos. Incluir notas que expliquen si hubo variaciones a lo presupuestado o a los conceptos autorizados. Detallar financiamiento recibido por parte de otros organismos.
- 10. Materiales adicionales, como referencia o desarrollados como parte del proyecto.
Recomendaciones
- Cada donante es distinto y se deberá matizar el lenguaje y contenido hacia sus necesidades.
- Incluir fotografías y testimonios de los beneficiarios. Usar color e imprimir a color.
- Utilizar lenguaje sencillo, sin tecnicismos ni siglas, a menos que se trate de un proyecto médico, científico o tecnológico y el donante "hable el mismo idioma".
- Contar historias. Es importante que el donante pueda tener un acercamiento con los beneficiarios, por lo que las historias de éxito son una manera de acercarlos.
- Usar títulos y subtítulos, dando una buena estructura al documento, incluyendo números de página e índice.
- Acompañar el reporte con una carta firmada por el presidente o director ejecutivo en la que presente el informe, resuma algunos de los logros más significativos y agradezca (nuevamente) el apoyo.
