​La oficina de desarrollo / procuración de fondos

La estructura de la oficina de desarrollo / procuración de fondos variará dependiendo de diversos factores, como el tamaño de la organización, sus metas financieras, su presupuesto, entre otros. Una OSC debe valorar la importancia de contar con un responsable y una "oficina" o lugar de trabajo designada para el coordinador del área.
​
El personal de la oficina de desarrollo se encarga de:

• La elaboración, presupuestación y administración del plan de procuración de fondos, incluyendo las tareas de comunicación y relaciones públicas (por ejemplo, mantener actualizada la página web de la organización y continua presencia en las redes sociales).
• El desarrollo y aplicación de procedimientos y políticas de procuración de fondos, incluyendo aquellas que normen aspectos como la aceptación de donativos y el agradecimiento y reconocimiento a donantes.
• Apoyar y dar seguimiento a los consejeros y al comité de desarrollo / procuración de fondos.
• Redactar contenidos y preparar materiales para las diversas actividades de procuración de fondos (eventos especiales, campañas, relaciones públicas, presentaciones, propuestas a donantes, agradecimiento y reconocimiento, etc.)
• Mantener registros de los prospectos y donantes.
• Coordinar las actividades de procuración de fondos del voluntariado.
• Asegurar un adecuado registro y seguimiento a los donativos recibidos y que los donantes reciben un agradecimiento / reconocimiento oportuno, incluyendo el respectivo comprobante fiscal, mediante la coordinación con el departamento contable.
• Investigar y reunir información acerca de diversos donantes, incluyendo personas, empresas, fundaciones  e instituciones. Desarrollo y ejecución de estrategias de cultivo de estos grupos.
• Desarrollar informes y reportes a donantes, al director y al consejo directivo.

Es importante tomar en cuenta:

• Todas y cada una de las actividades de procuración de fondos deben coordinarse desde la oficina de procuración de fondos.
• Todo el personal y voluntarios de la organización deben comprender la importancia de la función de procuración de fondos en la organización y estar dispuestos a apoyar al responsable en esta labor.
• El coordinador / director de procurador de fondos debe reportar al director de la organización y formar parte del equipo directivo, en el siguiente "escalón" del organigrama, bajo las órdenes del director general.
• Desarrollar lineamientos para la interacción del coordinador / director de procurador de fondos con el resto de los líderes / personal de la OSC. En este sentido, se debe mantener informado a todo el personal y voluntarios sobre actividades relevantes del departamento.
• La oficina de desarrollo debe de generar reportes sobre los avances hacia las metas de procuración de fondos, mismas que debe compartir con el consejo directivo a través del comité de procuración de fondos o el director de la OSC.
• Si la organización no cuenta con un responsable de comunicación, entonces esta función la deberá asumir la persona a cargo de procuración de fondos.En este sentido, no todas las actividades de la oficina de desarrollo pueden tener metas económicas.
• El nombre del puesto de la persona a cargo de la procuración de fondos de la organización debe demostrar la importancia y el nivel del puesto.
• Una oficina de desarrollo / procuración de fondos tarda entre 2 y 3 años en traer los recursos necesarios a la organización para cubrir sus gastos, por lo que se deberán fijar metas cuantificables y realistas de procuración de fondos para los primeros dos años.

La oficina de desarrollo debe contar con:

• Un presupuesto para operación. Algunos de los gastos típicos de una oficina de desarrollo incluyen: sueldos y prestaciones del personal, mensajería, papelería, impresión y engargolado, viáticos, obsequios, publicidad, página web (diseño, dominio, hospedaje) y capacitación.
• Software y equipo.Una computadora portátil, un proyector, bocinas y los programas estándar de Office constituyen el equipo básico con el que debe contar una oficina de procuración de fondos. Para oficinas más sofisticadas, se puede requerir un paquete computacional para la administración de donantes / donativos, software de diseño gráfico, cámara fotográfica /de video, entre otros.
• Conectividad a internet, correo electrónico y teléfono.
• Papelería institucional y materiales de promoción y difusión.Es muy importante proyectar una imagen profesional ante prospectos y donantes, por lo que es necesario contar con dichos materiales.
• Capital semilla para la realización de eventos especiales o campañas. En ocasiones, se requiere pagar anticipos y cubrir otros gastos relacionados con actividades de procuración de fondos, por lo que se requiere contar con recursos que serán reembolsados.