​10 consejos para mejorar las juntas de consejo | Gobernanza

1. Planear.​  Programar una reunión entre el presidente y el director de la organización antes de cada junta de consejo.  En esta reunión se debe definir la agenda y el enfoque estratégico de la siguiente reunión. También en esta reunión se actualiza al presidente sobre asuntos de la organización relacionados al personal, al financiamiento y otros en los que el consejo directivo pueda ofrecer apoyo.
2. Convocar en tiempo y forma. Por lo menos diez días antes de la reunión de consejo, el director debe enviar la convocatoria a todos los consejeros. Junto con esta notificación se deberá incluir la minuta de la reunión anterior y la agenda de la siguiente reunión. En estos materiales se debe incluir los reportes de los comités, estados financieros y otros documentos para facilitar la discusión del consejo. En caso de que la minuta de la reunión incluya una lista de tareas que los consejeros deben realizar, se debe enviar un documento que resuma dichas tareas a la brevedad para que puedan empezar inmediatamente. Usar una plataforma como Dropbox permite saber qué integrantes del consejo ya entraron a revisar los documentos.  
3. Ser puntuales y fijar tiempos para la reunión. Limitar la duración de la reunión a dos horas o menos, si es posible. Después de dos horas, la atención de las personas empieza a disminuir. Si debe durar más de dos horas, entonces se deben hacer recesos y ofrecer un refrigerio.
4. Llevar a cabo la reunión en un lugar adecuado. Sostener las reuniones de consejo directivo en una sala de juntas, alrededor de una mesa es mucho mejor que en un lugar público o en la sala de una casa. Un entorno propicio facilita que el grupo tome el trabajo en serio.
5. Apegarse a la agenda de la reunión. Es responsabilidad del presidente mantener a los consejeros enfocados en temas estratégicos.  Fijar tiempos para cada tema puede ayudar a mantener orden y lograr que se discutan todos los temas programados.
6. Agradecer al consejo. Los consejeros son voluntarios que brindan su tiempo y dinero a la organización. En cada junta, es importante que el presidente agradezca y reconozca su labor, especialmente si han alcanzado alguna meta en realizado alguna tarea especial. Se les puede dar pequeños obsequios o algún detalle realizado por los beneficiarios como agradecimiento.
7. Tener un "momento de la misión" en cada junta. Por lo general, el consejo directivo no convive con los beneficiarios ni participa en los programas, por lo que de cierta forma está desconectado de la misión. Sin embargo, los consejeros aceptaron participar porque les importa la misión de la organización. Por ello, es importante ofrecer espacios para que el consejo pueda "vivir" la misión. Por ejemplo, se puede invitar a un beneficiario a dar un testimonio o realizar una visita a la organización, a alguno de sus programas o pasar un video corto.
8. Reunirse con la frecuencia necesaria.  Es imposible decir cada cuándo se debe reunir un consejo directivo. La única respuesta correcta es: tan frecuentemente como sea necesario para cada organización. Depende de las necesidades de la organización y de la cantidad de asuntos a tratar. En la mayoría de las organizaciones su consejo directivo se reúne por lo menos una vez cada tres meses. En otras, cada dos meses y en algunas mensualmente. El presidente del consejo puede convocar a una reunión extraordinaria en cualquier momento si el consejo requiere atender asuntos especiales.  Programar todas las reuniones del año a principios del año o fijar un día del mes (por ejemplo, tercer miércoles de cada mes) facilita que los consejeros reserven esas fechas para las juntas de consejo. 
9. Dar un enfoque estratégico a la reunión. La reunión no debe enfocarse a dar informes, para eso están los documentos que se envían con anticipación. Si el enfoque es informar de actividades, finanzas, procuración de fondos y otros temas, se puede gastar hasta un 80% del tiempo de la reunión y dejar únicamente un 20% para asuntos estratégicos. La junta de consejo es la única oportunidad que se tiene para dialogar sobre asuntos estratégicos y tomar decisiones que afectan la misión y visión de la organización.
10. Escuchar y dejar hablar a todos. El presidente debe asegurar que todos los consejeros tengan la oportunidad de hablar durante la sesión. Puede hacer comentarios como "Cecilia, no has comentado nada acerca de este tema. ¿Qué piensas? O  "Luis, en la sesión pasada hiciste un comentario muy acertado sobre los estados financieros. ¿Hay algún asunto que creas que no hayamos considerado en los informes financieros de este mes?

Es importante que después de cada reunión los consejeros salgan sintiendo un mayor compromiso y apego con la organización, considerando que hicieron aportaciones valiosas en relación con asuntos estratégicos, más informados sobre la causa e inspirados por el trabajo y los logros de la organización.