Agenda de común acuerdo | Gobernanza
La agenda de común acuerdo es una herramienta que permite estructurar las juntas de consejo directivo para que los consejeros dialoguen sobre temas estratégicos. Esta estructura permite “ahorrar” un promedio de 30 minutos de cada junta que generalmente se destinan a revisar asuntos que ya sucedieron, sobre los cuales el consejo directivo no puede hacer nada.
La agenda de común acuerdo consiste en un solo punto que se incluye en el orden del día de la junta de consejo directivo y que incluye todos los asuntos que el consejo directivo debe aprobar sin mayor debate, incluyendo la minuta, los estados financieros, los reportes de avances sobre los programas y actividades pasadas, así como otros temas superficiales. Todos estos asuntos se aprueban juntos en el momento en el que el consejo directivo aprueba la agenda de común acuerdo.
La clave para que la agenda de común acuerdo sea exitosa es que no haya discusión sobre los asuntos que la integran. El presidente del consejo directivo solamente debe pedir al consejo que vote para aprobar la agenda de común acuerdo y de manera automática se aprueba su contenido.
Debido a que no se discuten los asuntos que integran la agenda de común acuerdo, la información y materiales para la toma de decisiones deben de proporcionarse con anticipación a los integrantes del consejo directivo para su análisis.
Cuando un asunto requiera comentarse o aclararse, cualquier consejero puede solicitar que ese asunto en particular se retire de la agenda de común acuerdo y se discuta a mayor detalle antes de tomar una decisión al respecto. En este caso existen dos opciones:
Aclaración
Los asuntos sobre los que haya duda se deben comentar antes de la reunión. Un asunto no puede sacarse de la agenda de común acuerdo solamente porque alguien tiene una duda. Este tipo de aclaración debe darse únicamente antes de la reunión. De esta forma, se pueden aclarar las dudas con tiempo para reunir la información necesaria. Si esto se hace durante la junta, es posible que no se cuente con la información necesaria para aclarar las dudas en ese momento. También, eso brinda la oportunidad de enviar dicha información aclaratoria al resto de los integrantes del consejo directivo.
Discusión
Si un asunto incluido en la agenda de común acuerdo requiere discutirse a mayor profundidad, cualquier consejero puede solicitar que se retire dicho asunto de la agenda de común acuerdo para discutirse durante la junta de consejo. El resto de los asuntos incluidos en la agenda de común acuerdo se votan de manera regular.
Resultado
El uso de la agenda de común acuerdo ofrece como resultado el aprendizaje y crecimiento del consejo directivo. Primero, permite observar qué temas superficiales, no estratégicos, se habían estado discutiendo anteriormente. En segundo lugar, permite el crecimiento del consejo y la misma organización porque brinda la oportunidad de enfocarse en la discusión de asuntos estratégicos únicamente y como lograr el cambio que busca hacer la organización en la comunidad.
La agenda de común acuerdo consiste en un solo punto que se incluye en el orden del día de la junta de consejo directivo y que incluye todos los asuntos que el consejo directivo debe aprobar sin mayor debate, incluyendo la minuta, los estados financieros, los reportes de avances sobre los programas y actividades pasadas, así como otros temas superficiales. Todos estos asuntos se aprueban juntos en el momento en el que el consejo directivo aprueba la agenda de común acuerdo.
La clave para que la agenda de común acuerdo sea exitosa es que no haya discusión sobre los asuntos que la integran. El presidente del consejo directivo solamente debe pedir al consejo que vote para aprobar la agenda de común acuerdo y de manera automática se aprueba su contenido.
Debido a que no se discuten los asuntos que integran la agenda de común acuerdo, la información y materiales para la toma de decisiones deben de proporcionarse con anticipación a los integrantes del consejo directivo para su análisis.
Cuando un asunto requiera comentarse o aclararse, cualquier consejero puede solicitar que ese asunto en particular se retire de la agenda de común acuerdo y se discuta a mayor detalle antes de tomar una decisión al respecto. En este caso existen dos opciones:
Aclaración
Los asuntos sobre los que haya duda se deben comentar antes de la reunión. Un asunto no puede sacarse de la agenda de común acuerdo solamente porque alguien tiene una duda. Este tipo de aclaración debe darse únicamente antes de la reunión. De esta forma, se pueden aclarar las dudas con tiempo para reunir la información necesaria. Si esto se hace durante la junta, es posible que no se cuente con la información necesaria para aclarar las dudas en ese momento. También, eso brinda la oportunidad de enviar dicha información aclaratoria al resto de los integrantes del consejo directivo.
Discusión
Si un asunto incluido en la agenda de común acuerdo requiere discutirse a mayor profundidad, cualquier consejero puede solicitar que se retire dicho asunto de la agenda de común acuerdo para discutirse durante la junta de consejo. El resto de los asuntos incluidos en la agenda de común acuerdo se votan de manera regular.
Resultado
El uso de la agenda de común acuerdo ofrece como resultado el aprendizaje y crecimiento del consejo directivo. Primero, permite observar qué temas superficiales, no estratégicos, se habían estado discutiendo anteriormente. En segundo lugar, permite el crecimiento del consejo y la misma organización porque brinda la oportunidad de enfocarse en la discusión de asuntos estratégicos únicamente y como lograr el cambio que busca hacer la organización en la comunidad.
