Aléjate de esa hoja de cálculo: por qué Excel no es una base de datos para administrar donantes | Planeación
Por Robert L. Weiner
Es rápido, fácil y ya lo tienes. Excel pareciera ser una excelente opción para manejar la información de tus donantes. Aléjate de esa hoja de cálculo - existen numerosas razones por las cuales usarla no es una buena idea.
Todas las organizaciones deben llevar un seguimiento de sus donantes y donativos. Muchas de las organizaciones pequeñas inician utilizando Excel para este propósito. Al principio parece una buena idea pues ya tienes una copia del programa, saben cómo usarlo y es fácil y rápido. Pero la experiencia ha probado que no es la mejor herramienta; es necesario contar con una base de datos que esté diseñada para dar seguimiento a las donaciones.
Excel es muy bueno para los números y puede darle seguimiento a pequeños grupos de prospectos y actividades. Pero tiene algunas limitaciones que son críticas. La más sobresaliente es que almacena información en lo que se llama base de datos tipo flat file. Esto significa que no fue diseñado para manejar relaciones entre la información, como cuando a un registro (un donante) se le necesita relacionar con otros registros (donaciones). Tampoco provee una variedad de herramientas para poder dar seguimiento efectivo y con menos errores. ¿Qué significa esto en la práctica?
La base de datos de los donantes tiene que ser una memoria institucionalizada. Debe facilitarte el acceso a los datos de tus donantes, permitirte ver la historia de cada donación, entender las relaciones y analizar las tendencias. Tiene que ayudar a los procuradores a trabajar con mas efectividad. Tiene que ser una ayuda, no una carga.
Recientemente participé en un webinar que ofrecía un proveedor de bases de datos con el slogan publicitario "Los amigos no dejan que sus amigos usen Excel para administrar campañas financieras". Estoy de acuerdo. Excel es una gran herramienta, pero no es una base de datos para administrar donantes.
Para información sobre software para la administración de donantes, te recomendamos el artículo: Algunos buenos sistemas para la administración de donantes
Fuente:
http://idealware.org/articles/iback-away-spreadsheet-why-excel-isnt-donor-database
Lee este y otros artículos de IdealWare aquí.
Es rápido, fácil y ya lo tienes. Excel pareciera ser una excelente opción para manejar la información de tus donantes. Aléjate de esa hoja de cálculo - existen numerosas razones por las cuales usarla no es una buena idea.
Todas las organizaciones deben llevar un seguimiento de sus donantes y donativos. Muchas de las organizaciones pequeñas inician utilizando Excel para este propósito. Al principio parece una buena idea pues ya tienes una copia del programa, saben cómo usarlo y es fácil y rápido. Pero la experiencia ha probado que no es la mejor herramienta; es necesario contar con una base de datos que esté diseñada para dar seguimiento a las donaciones.
Excel es muy bueno para los números y puede darle seguimiento a pequeños grupos de prospectos y actividades. Pero tiene algunas limitaciones que son críticas. La más sobresaliente es que almacena información en lo que se llama base de datos tipo flat file. Esto significa que no fue diseñado para manejar relaciones entre la información, como cuando a un registro (un donante) se le necesita relacionar con otros registros (donaciones). Tampoco provee una variedad de herramientas para poder dar seguimiento efectivo y con menos errores. ¿Qué significa esto en la práctica?
- Que tienes que agregar una nueva columna por cada dato de información incluso si una persona en tu lista tiene tres correos electrónicos, necesitaras tres columnas de correos electrónicos.
- No se puede fácilmente enlazar las promesas de donativos con los pagos, o dar seguimiento a la acreditación de las aportaciones de los individuos por las aportaciones de empate que hacen las empresas o las donaciones hechas a través de sus fundaciones familiares.
- El dar seguimiento a las relaciones es un aspecto muy importante del trabajo de las donaciones grandes y puede ayudar en la procuración con las fundaciones y las empresas. Excel no está diseñado para dar seguimiento en registros separados a estas relaciones entre constituyentes, tales como los cónyuges, miembros de la familia o empleados.
- Las bases de datos se convierten en montón de basura sin la contante vigilancia. Siempre que sea posible, la base de datos tiene que ayudarte con esta tarea.
- Excel no te notifica de las tareas que hay que realizar, como un anuncio que te avise que hay que darle seguimiento a cierto prospecto, entregar alguna solicitud de donativo o enviar una tarjeta de cumpleaños. También es difícil analizar información sobre patrones complejos como cuántos donantes haz realizado un donativo durante los últimos cinco años, cuántos han acumulado un nivel de donación de $100,000 pesos o más, o si han asistido a más de dos eventos al año.
- Las opciones de seguridad y de información son limitadas. Quien pueda actualizar una hoja de cálculos puede actualizar cualquier cosa. Es muy fácil equivocarse en alguna tecla y accidentalmente borrar o cambiar toda la información. Si no te das cuenta de un error a tiempo, más vale que tengas un archivo de respaldo a la mano.
- Finalmente, si tu programa de procuración es exitoso, tu hoja de cálculo puede crecer a tal grado que será muy impráctico manejarla. Las hojas de cálculo que tienen miles de registros se vuelen difíciles de ver, imprimir y manejar.
La base de datos de los donantes tiene que ser una memoria institucionalizada. Debe facilitarte el acceso a los datos de tus donantes, permitirte ver la historia de cada donación, entender las relaciones y analizar las tendencias. Tiene que ayudar a los procuradores a trabajar con mas efectividad. Tiene que ser una ayuda, no una carga.
Recientemente participé en un webinar que ofrecía un proveedor de bases de datos con el slogan publicitario "Los amigos no dejan que sus amigos usen Excel para administrar campañas financieras". Estoy de acuerdo. Excel es una gran herramienta, pero no es una base de datos para administrar donantes.
Para información sobre software para la administración de donantes, te recomendamos el artículo: Algunos buenos sistemas para la administración de donantes
Fuente:
http://idealware.org/articles/iback-away-spreadsheet-why-excel-isnt-donor-database
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Este artículo fue traducido por la Alianza Fronteriza de Filantropía con la autorización de:
