Algunos buenos sistemas para la administración de donantes | Redes sociales y nuevas tecnologías
Elegir el sistema adecuado para la administración de donantes puede significar una gran diferencia en la destreza para procurar fondos. Preguntamos a seis expertos en tecnología para organizaciones sin fines de lucro para conocer cuáles sistemas para la administración de donantes han funcionado bien para las organizaciones del sector.
Por Eric Leland
Elegir el sistema adecuado para la administración de donantes puede significar una gran diferencia en la destreza para procurar fondos. Preguntamos a seis expertos en tecnología para organizaciones sin fines de lucro para conocer cuáles sistemas para la administración de donantes han funcionado bien para las organizaciones del sector.
Se acerca nuevamente la temporada navideña y pronto tendrás que preparar otra solicitud de fin de año para tus donantes – reuniendo la información de contacto y de los montos de sus donativos para identificar a las personas que deben recibir tu comunicado. Si este escenario te provoca pesadillas al imaginar la búsqueda en bases de datos, correos electrónicos, hojas de Excel y listas de campañas anteriores, quizás llegó el momento de pensar en un nuevo sistema computacional.
Un adecuado sistema para la administración de donantes te puede ayudar a crear de manera sencilla listados correctos y enfocadas para asegurar que cada uno de tus simpatizantes recibe un mensaje buscando su apoyo – y marcará la diferencia en tu destreza para procurar fondos. Un buen sistema te puede ayudar a comprender a cada uno de tus donantes además de segmentar, analizar y comunicarte con distintos grupos de simpatizantes. Pero, ¿Cuál sistema debes utilizar? Preguntamos a seis expertos en tecnología para organizaciones sin fines de lucro sobre cuáles sistemas para la administración de donantes han funcionado bien para sus colegas de las organizaciones. Capitalizando su experiencia, combinamos sus consejos en el siguiente artículo para ofrecerte información sobre algunas herramientas que pueden funcionar para tu trabajo.
Elegir el sistema adecuado para la administración de donantes puede significar una gran diferencia en la destreza para procurar fondos. Preguntamos a seis expertos en tecnología para organizaciones sin fines de lucro para conocer cuáles sistemas para la administración de donantes han funcionado bien para las organizaciones del sector.
Se acerca nuevamente la temporada navideña y pronto tendrás que preparar otra solicitud de fin de año para tus donantes – reuniendo la información de contacto y de los montos de sus donativos para identificar a las personas que deben recibir tu comunicado. Si este escenario te provoca pesadillas al imaginar la búsqueda en bases de datos, correos electrónicos, hojas de Excel y listas de campañas anteriores, quizás llegó el momento de pensar en un nuevo sistema computacional.
Un adecuado sistema para la administración de donantes te puede ayudar a crear de manera sencilla listados correctos y enfocadas para asegurar que cada uno de tus simpatizantes recibe un mensaje buscando su apoyo – y marcará la diferencia en tu destreza para procurar fondos. Un buen sistema te puede ayudar a comprender a cada uno de tus donantes además de segmentar, analizar y comunicarte con distintos grupos de simpatizantes. Pero, ¿Cuál sistema debes utilizar? Preguntamos a seis expertos en tecnología para organizaciones sin fines de lucro sobre cuáles sistemas para la administración de donantes han funcionado bien para sus colegas de las organizaciones. Capitalizando su experiencia, combinamos sus consejos en el siguiente artículo para ofrecerte información sobre algunas herramientas que pueden funcionar para tu trabajo.
Empieza por entender tus propias necesidades
Revisa la forma en que trabajas con los donantes
Generalmente, la información de los donantes es detallada e incluye relaciones complejas. La captura, almacenaje y uso de esta información requiere un claro entendimiento de los procedimientos cotidianos. Revisa la forma en que involucras a los prospectos y cómo logras que se comprometan aún más. Considera la información que te gustaría obtener y como te gustaría que el sistema arrojara esta información posteriormente para su análisis y envío de comunicados. Piensa en las consultas deseadas, ¿qué combinación de información sobre tus donantes necesitas para producir reportes, envíos masivos de correos o exportar datos?
Revisa la forma en que trabajas con los donantes
Generalmente, la información de los donantes es detallada e incluye relaciones complejas. La captura, almacenaje y uso de esta información requiere un claro entendimiento de los procedimientos cotidianos. Revisa la forma en que involucras a los prospectos y cómo logras que se comprometan aún más. Considera la información que te gustaría obtener y como te gustaría que el sistema arrojara esta información posteriormente para su análisis y envío de comunicados. Piensa en las consultas deseadas, ¿qué combinación de información sobre tus donantes necesitas para producir reportes, envíos masivos de correos o exportar datos?
Piensa en los números
Muchos proveedores de software estructuran sus precios con base en el número de integrantes del personal de la organización que utilizarán el sistema y/o el número de registros que se almacenen. Ten en consideración la situación actual de la organización y las expectativas de crecimiento en los próximos años.
Considera tus recursos
Asegúrate de tener una clara comprensión de los recursos que puedes dedicar a la compra y mantenimiento de un nuevo sistema. ¿Cuánto dinero puedes destinar en un inicio y a lo largo de tiempo? ¿Cuánto tiempo en el largo plazo puede dedicar el personal a la instalación, aprendizaje y mantenimiento de un nuevo sistema para la administración de los donantes? ¿Cuáles son las fortalezas y las limitantes de la infraestructura tecnológica que usas actualmente? La implementación de un programa para la administración de donantes puede ser un reto para muchas organizaciones por lo que podría ser útil contar con asistencia técnica por parte del proveedor o un consultor externo, especialmente si se requiere importar datos de un sistema anterior al nuevo paquete.
Haz una lista de todo lo que te gustaría que el paquete incluya.
Usando toda esta información, desarrolla una lista de lo que te gustaría que el paquete incluyera para evaluar posibles soluciones informáticas. Muchos proveedores ofrecen descripciones breves y generales de las características de sus paquetes y no los detalles que necesitas conocer para tomar una buena decisión. Solicita una demostración para saber de qué manera la herramienta cubre tus necesidades, no te conformes con sólo preguntar si las cubre. Otra opción puede ser que te den una clave de acceso temporal para probar el sistema por ti mismo.
Una vez que tengas una mejor idea sobre lo que estás buscando ¿qué paquetes computacionales debes considerar? ¡Sigue leyendo!
Muchos proveedores de software estructuran sus precios con base en el número de integrantes del personal de la organización que utilizarán el sistema y/o el número de registros que se almacenen. Ten en consideración la situación actual de la organización y las expectativas de crecimiento en los próximos años.
Considera tus recursos
Asegúrate de tener una clara comprensión de los recursos que puedes dedicar a la compra y mantenimiento de un nuevo sistema. ¿Cuánto dinero puedes destinar en un inicio y a lo largo de tiempo? ¿Cuánto tiempo en el largo plazo puede dedicar el personal a la instalación, aprendizaje y mantenimiento de un nuevo sistema para la administración de los donantes? ¿Cuáles son las fortalezas y las limitantes de la infraestructura tecnológica que usas actualmente? La implementación de un programa para la administración de donantes puede ser un reto para muchas organizaciones por lo que podría ser útil contar con asistencia técnica por parte del proveedor o un consultor externo, especialmente si se requiere importar datos de un sistema anterior al nuevo paquete.
Haz una lista de todo lo que te gustaría que el paquete incluya.
Usando toda esta información, desarrolla una lista de lo que te gustaría que el paquete incluyera para evaluar posibles soluciones informáticas. Muchos proveedores ofrecen descripciones breves y generales de las características de sus paquetes y no los detalles que necesitas conocer para tomar una buena decisión. Solicita una demostración para saber de qué manera la herramienta cubre tus necesidades, no te conformes con sólo preguntar si las cubre. Otra opción puede ser que te den una clave de acceso temporal para probar el sistema por ti mismo.
Una vez que tengas una mejor idea sobre lo que estás buscando ¿qué paquetes computacionales debes considerar? ¡Sigue leyendo!
Para las organizaciones pequeñas con pocos recursos
Si tu organización cuenta con pocos recursos humanos y económicos, las herramientas en línea alojadas en un sitio web pueden ser una buena opción. Estos paquetes, que están disponibles para los usuarios vía internet por una cuota mensual, están construidos para trabajar “al sacarlos de la caja” sin una gran inversión por adelantado y generalmente aprender a usarlos es muy fácil. Debido a que el proveedor es quien hospeda el sistema, la organización no tiene que preocuparse de las actualizaciones y respaldo de la información entre otras funciones de mantenimiento; además el personal puede acceder al sistema desde cualquier lugar donde haya acceso a internet. Frecuentemente, estas herramientas hospedadas son compatibles con otros servicios en línea, como los donativos por internet, la verificación de direcciones, la búsqueda de códigos postales, entre otros. Es de particular importancia estimar cuánto esperas que crezca tu base de donantes a lo largo del tiempo para seleccionar uno de estos paquetes, debido a que pueden resultar mucho más caros que otras soluciones para organizaciones con grandes listas de donantes.
Si tu organización cuenta con pocos recursos humanos y económicos, las herramientas en línea alojadas en un sitio web pueden ser una buena opción. Estos paquetes, que están disponibles para los usuarios vía internet por una cuota mensual, están construidos para trabajar “al sacarlos de la caja” sin una gran inversión por adelantado y generalmente aprender a usarlos es muy fácil. Debido a que el proveedor es quien hospeda el sistema, la organización no tiene que preocuparse de las actualizaciones y respaldo de la información entre otras funciones de mantenimiento; además el personal puede acceder al sistema desde cualquier lugar donde haya acceso a internet. Frecuentemente, estas herramientas hospedadas son compatibles con otros servicios en línea, como los donativos por internet, la verificación de direcciones, la búsqueda de códigos postales, entre otros. Es de particular importancia estimar cuánto esperas que crezca tu base de donantes a lo largo del tiempo para seleccionar uno de estos paquetes, debido a que pueden resultar mucho más caros que otras soluciones para organizaciones con grandes listas de donantes.
eTapestry (www.etapestry.com)
eTapestry ofrece una sólida solución alojada que se basa en la administración de contactos e incluye la posibilidad de ingresar perfiles, segmentar donantes y envíar correo electrónico. Cuenta con la capacidad de expansión mediante módulos agregados con características adicionales incluyendo comercio electrónico, integración con Outlook de Microsoft, administración de donativos por segmentos, entre otras. La empresa Blackbaud, fabricantes del paquete para procuración de fondos llamado Raiser's Edge compró eTapestry recientemente. Blackbaud afirma que mantendrá apoyando y mejorando eTapestry, pero es importante estar al tanto de sus planes si se adquiere uno de sus sistemas. El precio se basa en el número de registros de donantes, la cantidad de personas que tendrán acceso al sistema a la vez y los módulos o servicios adicionales que se contraten. Es gratuito para los primeros 500 registros y para un solo usuario. Las organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas pueden solicitar la donación de una licencia por un año para administrar hasta 1000 contactos a través de TechSoup Stock. Sin embargo, los costos pueden aumentar significativamente si se cuenta con muchos registros o se requiere de múltiples usuarios o módulos, por lo que se recomienda verificar las listas de precios cuidadosamente. Analiza tus planes de crecimiento antes de adquirir eTapestry y evalúa si el precio tiene sentido con respecto a los planes de crecimiento en el futuro cercano.
eTapestry ofrece una sólida solución alojada que se basa en la administración de contactos e incluye la posibilidad de ingresar perfiles, segmentar donantes y envíar correo electrónico. Cuenta con la capacidad de expansión mediante módulos agregados con características adicionales incluyendo comercio electrónico, integración con Outlook de Microsoft, administración de donativos por segmentos, entre otras. La empresa Blackbaud, fabricantes del paquete para procuración de fondos llamado Raiser's Edge compró eTapestry recientemente. Blackbaud afirma que mantendrá apoyando y mejorando eTapestry, pero es importante estar al tanto de sus planes si se adquiere uno de sus sistemas. El precio se basa en el número de registros de donantes, la cantidad de personas que tendrán acceso al sistema a la vez y los módulos o servicios adicionales que se contraten. Es gratuito para los primeros 500 registros y para un solo usuario. Las organizaciones sin fines de lucro y bibliotecas pueden solicitar la donación de una licencia por un año para administrar hasta 1000 contactos a través de TechSoup Stock. Sin embargo, los costos pueden aumentar significativamente si se cuenta con muchos registros o se requiere de múltiples usuarios o módulos, por lo que se recomienda verificar las listas de precios cuidadosamente. Analiza tus planes de crecimiento antes de adquirir eTapestry y evalúa si el precio tiene sentido con respecto a los planes de crecimiento en el futuro cercano.
Donor Perfect Online (www.donorperfect.com)
DonorPerfect ha ofrecido sistemas instalados localmente por varios años, pero en tiempos recientes ha invertido una gran cantidad de energía en su nuevo sistema alojado. DonorPerfect Online se puede comparar de manera cercana con eTapestry en varios aspectos. Tiene una apariencia más limpia y sencilla que eTapestry, lo cual hace que la navegación sea más sencilla. Donor Perfect Online cuenta con más ventajas que el programa básico, sin embargo, su precio es más alto. Donor Perfect ofrece la posibilidad de personalizar el sistema durante la instalación lo que permite adaptarlo a las necesidades particulares de la organización. DonorPerfect tiene ciertas diferencias en sus componentes, como por ejemplo, la transferencia electrónica de los donativos por lo que se recomienda probar el sistema para saber si cuenta con la combinación de características adecuada para tu organización. También se puede incrementar el costo de DonorPerfect dependiendo del número de usuarios y registros así como el nivel de personalización que se requiera, así que asegúrate de planear tus requerimientos y presupuestar cuidadosamente antes de elegir este paquete.
DonorPerfect ha ofrecido sistemas instalados localmente por varios años, pero en tiempos recientes ha invertido una gran cantidad de energía en su nuevo sistema alojado. DonorPerfect Online se puede comparar de manera cercana con eTapestry en varios aspectos. Tiene una apariencia más limpia y sencilla que eTapestry, lo cual hace que la navegación sea más sencilla. Donor Perfect Online cuenta con más ventajas que el programa básico, sin embargo, su precio es más alto. Donor Perfect ofrece la posibilidad de personalizar el sistema durante la instalación lo que permite adaptarlo a las necesidades particulares de la organización. DonorPerfect tiene ciertas diferencias en sus componentes, como por ejemplo, la transferencia electrónica de los donativos por lo que se recomienda probar el sistema para saber si cuenta con la combinación de características adecuada para tu organización. También se puede incrementar el costo de DonorPerfect dependiendo del número de usuarios y registros así como el nivel de personalización que se requiera, así que asegúrate de planear tus requerimientos y presupuestar cuidadosamente antes de elegir este paquete.
Neon de Z2 Systems (www.z2systems.com)
Z2 Systems es un programa hospedado relativamente nuevo en el mercado que es muy amplio en su funcionalidad. Adicionalmente al manejo de la información y capacidad para transferir los fondos de los donantes, también ofrece funciones avanzadas para dar seguimiento a otros grupos de interés, incluyendo las relaciones con personas y organizaciones, además de administrar el voluntariado. Entre otras funciones, incluye la administración de membresía, envío masivo y seguimiento de correos electrónicos, administración integrada de páginas web, procesamiento de donativos en línea, registro para eventos, tienda virtual y más.
Z2 Systems es un programa hospedado relativamente nuevo en el mercado que es muy amplio en su funcionalidad. Adicionalmente al manejo de la información y capacidad para transferir los fondos de los donantes, también ofrece funciones avanzadas para dar seguimiento a otros grupos de interés, incluyendo las relaciones con personas y organizaciones, además de administrar el voluntariado. Entre otras funciones, incluye la administración de membresía, envío masivo y seguimiento de correos electrónicos, administración integrada de páginas web, procesamiento de donativos en línea, registro para eventos, tienda virtual y más.
The Databank (www.thedatabank.com)
The Databank es un sistema hospedado, similar en varios sentidos a Z2 Neon pero con un enfoque más fuerte en manejo de contactos para campañas e iniciativas de incidencia. Sus características incluyen administración de donantes, simpatizantes, voluntarios, votantes, manejo de eventos y más. Sus características especiales requieren que la organización invierta algo de tiempo para aprender a usar y configurar el sistema antes de que la organización esté lista para iniciar a usarlo. De manera similar a otros programas en su categoría, la interfaz del usuario es minimalista, lo cual hace que sea un sistema muy sencillo en su navegación. The Databank no ofrece reportes predeterminados sino que ofrece a las organizaciones la capacidad de personalizar sus propios reportes, incrementando la flexibilidad pero también requiriendo la instalación de componentes adicionales por parte de la organización.
The Databank es un sistema hospedado, similar en varios sentidos a Z2 Neon pero con un enfoque más fuerte en manejo de contactos para campañas e iniciativas de incidencia. Sus características incluyen administración de donantes, simpatizantes, voluntarios, votantes, manejo de eventos y más. Sus características especiales requieren que la organización invierta algo de tiempo para aprender a usar y configurar el sistema antes de que la organización esté lista para iniciar a usarlo. De manera similar a otros programas en su categoría, la interfaz del usuario es minimalista, lo cual hace que sea un sistema muy sencillo en su navegación. The Databank no ofrece reportes predeterminados sino que ofrece a las organizaciones la capacidad de personalizar sus propios reportes, incrementando la flexibilidad pero también requiriendo la instalación de componentes adicionales por parte de la organización.
Sistemasinstalados de bajo costo
Tomando un camino más tradicional, hay una variedad de sistemas que se instalan en el servidor de la organización o en la computadora de alguno de sus integrantes. Estos sistemas deben ser instalados por alguien con conocimientos en tecnología, que se creen respaldos de la información periódicamente y que se instalen actualizaciones cuando sea necesario. En lugar de “rentar” una base de datos en línea, la organización es dueña de una base de datos alojada en sus instalaciones – lo cual representa una mayor inversión por adelantado, pero puede llegar a reducir el costo del sistema con el tiempo. Generalmente, el precio de estos programas se basa en el número de usuarios y no en el número de registros de donantes, lo cual hace que el precio sea más amigable a medida que la organización crece. Con un sistema instalado de este tipo, la información se encuentra alojada en la misma organización, lo cual puede ser importante para organizaciones que tienen misiones controvertidas y particularmente para aquellas que deban entregar información a las autoridades cuando sea requerida debido a algún proceso legal.
Tomando un camino más tradicional, hay una variedad de sistemas que se instalan en el servidor de la organización o en la computadora de alguno de sus integrantes. Estos sistemas deben ser instalados por alguien con conocimientos en tecnología, que se creen respaldos de la información periódicamente y que se instalen actualizaciones cuando sea necesario. En lugar de “rentar” una base de datos en línea, la organización es dueña de una base de datos alojada en sus instalaciones – lo cual representa una mayor inversión por adelantado, pero puede llegar a reducir el costo del sistema con el tiempo. Generalmente, el precio de estos programas se basa en el número de usuarios y no en el número de registros de donantes, lo cual hace que el precio sea más amigable a medida que la organización crece. Con un sistema instalado de este tipo, la información se encuentra alojada en la misma organización, lo cual puede ser importante para organizaciones que tienen misiones controvertidas y particularmente para aquellas que deban entregar información a las autoridades cuando sea requerida debido a algún proceso legal.
Exceed Basic de Telosa (www.telosa.com)
Este es un sistema instalado localmente y con base en Microsoft Windows. Exceed Basic se enfoca a la administración de donantes y ofrece varias ventajas al momento de instalarlo, incluyendo el seguimiento a los pagos (desde donativos simples, promesas, membresías, donativos memoriales, y mucho más), compatibilidad con Microsoft Outlook y Quickbooks, acceso remoto y más. Exceed emplea el concepto de “cuentas” para dar seguimiento a los donantes y cada cuenta puede tener hasta dos nombres de individuos asignados, lo cual ofrece mayor funcionalidad. Es fácil de actualizar al exportar la información a Premier, su versión avanzada, lo cual hace que sea una buena opción para organizaciones que buscan una solución que crece con ellas a largo plazo. Una licencia de uso con asistencia técnica limitada cuesta US$ 499 ó $299 a través de TechSoup Stock (por un costo adicional, se puede obtener asistencia técnica más completa); Telosa también ofrece una versión hospedada del programa por una cuota mensual.
Este es un sistema instalado localmente y con base en Microsoft Windows. Exceed Basic se enfoca a la administración de donantes y ofrece varias ventajas al momento de instalarlo, incluyendo el seguimiento a los pagos (desde donativos simples, promesas, membresías, donativos memoriales, y mucho más), compatibilidad con Microsoft Outlook y Quickbooks, acceso remoto y más. Exceed emplea el concepto de “cuentas” para dar seguimiento a los donantes y cada cuenta puede tener hasta dos nombres de individuos asignados, lo cual ofrece mayor funcionalidad. Es fácil de actualizar al exportar la información a Premier, su versión avanzada, lo cual hace que sea una buena opción para organizaciones que buscan una solución que crece con ellas a largo plazo. Una licencia de uso con asistencia técnica limitada cuesta US$ 499 ó $299 a través de TechSoup Stock (por un costo adicional, se puede obtener asistencia técnica más completa); Telosa también ofrece una versión hospedada del programa por una cuota mensual.
GiftWorks de Mission Research (www.missionresearch.com)
GiftWorks tiene una visión más amplia del concepto de “donante” al considerar a cada uno de los contactos como parte de la base de donantes de la organización. De tal manera, GiftWorks no ofrece la profundidad de las funciones de Exceed Basic para dar seguimiento a los donantes, pero ofrece una interfaz más sencilla para elaborar listas de donantes y mantenerse en comunicación con ellos. GiftWorks también da seguimiento a una variedad de pagos de manera similar que Telosa y ofrece una manera sencilla de dar seguimiento otro tipo de interacciones con los diversos donantes. En general, GiftWorks es más fácil de usar que Telosa al momento de la instalación y ofrece diferentes combinaciones para dar seguimiento a la información, además de ser compatible con Quickbooks. GiftWorks cuesta US$ 399 por licencia de uso para la versión Standard y US$ 699 para la versión Premier, la cual incluye funciones adicionales como seguridad del usuario, campos personalizables, administración de direcciones de acuerdo a la temporada y otras funciones. Un módulo de voluntariado se puede agregar al costo de la licencia por $199 dólares adicionales. Las organizaciones que cumplan con los requisitos y que tengan presupuestos menores a US$ 25,000 pueden recibir la versión Standard a través de TechSoup Stock por una cuota de US$ 25; las que tienen presupuestos anuales superiores a los US$50,000 pueden obtenerla mediante un pago de US$ 99.
GiftWorks tiene una visión más amplia del concepto de “donante” al considerar a cada uno de los contactos como parte de la base de donantes de la organización. De tal manera, GiftWorks no ofrece la profundidad de las funciones de Exceed Basic para dar seguimiento a los donantes, pero ofrece una interfaz más sencilla para elaborar listas de donantes y mantenerse en comunicación con ellos. GiftWorks también da seguimiento a una variedad de pagos de manera similar que Telosa y ofrece una manera sencilla de dar seguimiento otro tipo de interacciones con los diversos donantes. En general, GiftWorks es más fácil de usar que Telosa al momento de la instalación y ofrece diferentes combinaciones para dar seguimiento a la información, además de ser compatible con Quickbooks. GiftWorks cuesta US$ 399 por licencia de uso para la versión Standard y US$ 699 para la versión Premier, la cual incluye funciones adicionales como seguridad del usuario, campos personalizables, administración de direcciones de acuerdo a la temporada y otras funciones. Un módulo de voluntariado se puede agregar al costo de la licencia por $199 dólares adicionales. Las organizaciones que cumplan con los requisitos y que tengan presupuestos menores a US$ 25,000 pueden recibir la versión Standard a través de TechSoup Stock por una cuota de US$ 25; las que tienen presupuestos anuales superiores a los US$50,000 pueden obtenerla mediante un pago de US$ 99.
Soluciones avanzadas
Estos programas tienen funciones más completas para ingresar perfiles de donantes, reportes y análisis que cubren las necesidades de profesionales en procuración de fondos avanzados. Requieren de más tiempo y recursos para su implementación, aprendizaje y asistencia técnica, pero a cambio ofrecen mayores rangos de funcionalidad.
Estos programas tienen funciones más completas para ingresar perfiles de donantes, reportes y análisis que cubren las necesidades de profesionales en procuración de fondos avanzados. Requieren de más tiempo y recursos para su implementación, aprendizaje y asistencia técnica, pero a cambio ofrecen mayores rangos de funcionalidad.
Exceed Premier de Telosa (www.telosa.com)
Premier va mucho más allá que Exceed Basic con una gran facilidad para integrar ambos programas, lo cual hace que sea especialmente atractivo para los usuarios de Exceed Basic. Al igual que con Basic, el programa Premier es una solución que se instala localmente. También, al igual que en su versión básica, Premier da seguimiento a las “cuentas” y permite añadir nombres adicionales a cada cuenta. El paquete Premier ofrece asistencia técnica para realizar transferencias electrónicas de fondos, administración de membresía y eventos, compatibilidad con donaciones en línea y más. Ofrece apoyo tanto para dar seguimiento a la búsqueda de donativos como a la canalización de donativos, una función única para los productos en este rango de precio. Debido a que Premier no es un producto hospedado, su interfaz con los sistemas de donaciones en línea y registro de eventos puede ser un punto débil por lo que debe evaluarse cuidadosamente si estos aspectos son relevantes para tu organización. Los precios empiezan en US$ 2,095 por una licencia de uso hasta por 2,500 cuentas o US$ 3,095 por un número ilimitado de cuentas con asistencia técnica y módulos complementarios por un precio adicional. Una alternativa es una versión hospedada de este programa que Telosa ofrece por una cuota mensual.
Premier va mucho más allá que Exceed Basic con una gran facilidad para integrar ambos programas, lo cual hace que sea especialmente atractivo para los usuarios de Exceed Basic. Al igual que con Basic, el programa Premier es una solución que se instala localmente. También, al igual que en su versión básica, Premier da seguimiento a las “cuentas” y permite añadir nombres adicionales a cada cuenta. El paquete Premier ofrece asistencia técnica para realizar transferencias electrónicas de fondos, administración de membresía y eventos, compatibilidad con donaciones en línea y más. Ofrece apoyo tanto para dar seguimiento a la búsqueda de donativos como a la canalización de donativos, una función única para los productos en este rango de precio. Debido a que Premier no es un producto hospedado, su interfaz con los sistemas de donaciones en línea y registro de eventos puede ser un punto débil por lo que debe evaluarse cuidadosamente si estos aspectos son relevantes para tu organización. Los precios empiezan en US$ 2,095 por una licencia de uso hasta por 2,500 cuentas o US$ 3,095 por un número ilimitado de cuentas con asistencia técnica y módulos complementarios por un precio adicional. Una alternativa es una versión hospedada de este programa que Telosa ofrece por una cuota mensual.
Fundraising 50 de Sage (www.sagenonprofit.com/products/fundraising/)
Sage Fundraising 50 (previamente llamada Paradigm) ofrece apoyo de medio nivel para la administración de contactos y donantes, al igual que otros módulos que pueden agregarse. La interfaz es inusual, similar a los archivos de tarjetas de presentación, lo cual puede resultar atractivo para procuradores de fondos con poca experiencia en programas computacionales. El precio es personalizado para cada organización por el proveedor, pero generalmente se encuentra en el mismo rango que Exceed Premier.
Sage Fundraising 50 (previamente llamada Paradigm) ofrece apoyo de medio nivel para la administración de contactos y donantes, al igual que otros módulos que pueden agregarse. La interfaz es inusual, similar a los archivos de tarjetas de presentación, lo cual puede resultar atractivo para procuradores de fondos con poca experiencia en programas computacionales. El precio es personalizado para cada organización por el proveedor, pero generalmente se encuentra en el mismo rango que Exceed Premier.
Salesforce.com (www.salesforce.com)
Salesforce es una solución alojada que ofrece un marco para la administración de todo tipo de información de contactos. Las organizaciones pueden aprovechar el “Nonprofit Template”, una variante gratuita que ayuda en el prospecteo y convierte a los “prospectos” en “donantes”. Salesforce cuenta con funciones poderosas que ayudan a los usuarios a encontrar grupos específicos de contactos, enviarles correos electrónicos y dar seguimiento a estas interacciones. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro encuentran que Salesforce no satisface todas sus necesidades más importantes al momento de la instalación, pero pueden adquirir soluciones adicionales para administrar sus campos de donantes específicos, pagos, eventos, membresías y más – generalmente con apoyo de un consultor – ya que la plataforma es muy flexible y modular. Hay una creciente comunidad de usuarios y desarrolladores – tanto en el sector no lucrativo como en el lucrativo – que han creado cientos de programas adicionales para Salesforce y que los han puesto a disposición del público de manera gratuita o al costo, pudiendo integrarlos al sistema. Las organizaciones que buscan un enfoque más integral a la administración de simpatizantes y donantes y quienes tienen necesidades únicas y cambiantes pueden encontrar que Salesforce es una buena opción. Salesforce ofrece hasta 10 licencias de uso gratuitas a organizaciones con el estatus 501(c)(3) en los Estados Unidos a través de su fundación. Aunque esto representa un gran ahorro, las organizaciones deben destinar varios miles de dólares a la implementación de la configuración correcta que cubra todas sus necesidades.
Salesforce es una solución alojada que ofrece un marco para la administración de todo tipo de información de contactos. Las organizaciones pueden aprovechar el “Nonprofit Template”, una variante gratuita que ayuda en el prospecteo y convierte a los “prospectos” en “donantes”. Salesforce cuenta con funciones poderosas que ayudan a los usuarios a encontrar grupos específicos de contactos, enviarles correos electrónicos y dar seguimiento a estas interacciones. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro encuentran que Salesforce no satisface todas sus necesidades más importantes al momento de la instalación, pero pueden adquirir soluciones adicionales para administrar sus campos de donantes específicos, pagos, eventos, membresías y más – generalmente con apoyo de un consultor – ya que la plataforma es muy flexible y modular. Hay una creciente comunidad de usuarios y desarrolladores – tanto en el sector no lucrativo como en el lucrativo – que han creado cientos de programas adicionales para Salesforce y que los han puesto a disposición del público de manera gratuita o al costo, pudiendo integrarlos al sistema. Las organizaciones que buscan un enfoque más integral a la administración de simpatizantes y donantes y quienes tienen necesidades únicas y cambiantes pueden encontrar que Salesforce es una buena opción. Salesforce ofrece hasta 10 licencias de uso gratuitas a organizaciones con el estatus 501(c)(3) en los Estados Unidos a través de su fundación. Aunque esto representa un gran ahorro, las organizaciones deben destinar varios miles de dólares a la implementación de la configuración correcta que cubra todas sus necesidades.
Para organizaciones grandes
Estos sistemas están enfocados a organizaciones más grandes con campañas de procuración de fondos avanzadas y que requieren integrar perfiles, segmentar y analizar donantes. Todos estos productos tienen un costo inicial superior a los diez mil dólares. Estos proveedores ofrecen soluciones de mayor rango y más integrales y ofrecen respuesta a casi todas, si no es que todas las necesidades avanzadas de manejo de información.
Estos sistemas están enfocados a organizaciones más grandes con campañas de procuración de fondos avanzadas y que requieren integrar perfiles, segmentar y analizar donantes. Todos estos productos tienen un costo inicial superior a los diez mil dólares. Estos proveedores ofrecen soluciones de mayor rango y más integrales y ofrecen respuesta a casi todas, si no es que todas las necesidades avanzadas de manejo de información.
Raiser's Edge de Blackbaud (www.blackbaud.com)
Blackbaud busca ser una solución “todo incluido” para la administración de la información de las organizaciones sin fines de lucro. Este es el peso completo de los paquetes para la administración de donantes, con una gran funcionalidad para la procuración de fondos. Raiser's Edge se distingue de los demás si se requiere contar con funciones avanzadas que integren los sistemas contables o que sean compatibles con sistemas de información escolar ya que cuentan con programas que se pueden agregar con estas funciones; sin embargo, este tipo de integración puede requerir la compra adicional de su programa API que tiene un alto costo. Las soluciones de Blackbaud ofrecen eficaces herramientas de inteligencia de negocios para el análisis, lo cual permite a los usuarios construir una gran variedad de complejas combinaciones para la segmentación y emisión de reportes con esta información para su análisis y revisión. Recientemente Blackbaud lanzó su plataforma NetCommunity, la cual ofrece administración integrada de páginas de internet junto con administración avanzada de correos electrónicos, eventos e integración de campañas en línea.
Blackbaud busca ser una solución “todo incluido” para la administración de la información de las organizaciones sin fines de lucro. Este es el peso completo de los paquetes para la administración de donantes, con una gran funcionalidad para la procuración de fondos. Raiser's Edge se distingue de los demás si se requiere contar con funciones avanzadas que integren los sistemas contables o que sean compatibles con sistemas de información escolar ya que cuentan con programas que se pueden agregar con estas funciones; sin embargo, este tipo de integración puede requerir la compra adicional de su programa API que tiene un alto costo. Las soluciones de Blackbaud ofrecen eficaces herramientas de inteligencia de negocios para el análisis, lo cual permite a los usuarios construir una gran variedad de complejas combinaciones para la segmentación y emisión de reportes con esta información para su análisis y revisión. Recientemente Blackbaud lanzó su plataforma NetCommunity, la cual ofrece administración integrada de páginas de internet junto con administración avanzada de correos electrónicos, eventos e integración de campañas en línea.
Fundraising 100 de Sage (www.sagenonprofit.com/products/fundraising/)
Sage Fundraising 100 (anteriormente llamado GT Pro) ofrece soporte completo para la administración de simpatizantes y donantes, reportes de análisis de negocios, eventos, administración del voluntariado, fondos patrimoniales y la lista continúa. Fundraising 100 tiene una eficaz herramienta para importar datos, lo cual puede resultar en un ahorro sustancial de tiempo por la complejidad al momento de realizar la importación en software de este nivel. Debido a que Sage es una compañía grande de sistemas que ofrece una gran variedad de herramientas que se enfocan a la administración financiera y de simpatizantes que varía desde ACT!, PeachTree accounting hasta sistemas para la administración de fundos y de negocios, Sage Fundraising 100 cuenta con una mayor compatibilidad con otros sistemas dentro de su gama de productos.
Sage Fundraising 100 (anteriormente llamado GT Pro) ofrece soporte completo para la administración de simpatizantes y donantes, reportes de análisis de negocios, eventos, administración del voluntariado, fondos patrimoniales y la lista continúa. Fundraising 100 tiene una eficaz herramienta para importar datos, lo cual puede resultar en un ahorro sustancial de tiempo por la complejidad al momento de realizar la importación en software de este nivel. Debido a que Sage es una compañía grande de sistemas que ofrece una gran variedad de herramientas que se enfocan a la administración financiera y de simpatizantes que varía desde ACT!, PeachTree accounting hasta sistemas para la administración de fundos y de negocios, Sage Fundraising 100 cuenta con una mayor compatibilidad con otros sistemas dentro de su gama de productos.
Donor2 (www.donor2.com)
La reputación de Donor2 se fundamenta en su capacidad para emitir de reportes eficaces y flexibles y la accesibilidad de sus servicios de soporte. Donor2 es una compañía mucho más pequeña que Sage or Raiser's Edge, lo que crea un ambiente más personal cuando se trata de asistencia técnica. Donor2 se distingue de Blackbaud o Sage debido a que no ha buscado desarrollar plataformas que incluyen la integración de comunidades en línea sino que ha mantenido su enfoque en los donantes y membresía y ofrece soporte adicional para la administración de voluntarios, eventos y más. Donor2 también ofrece un sistema de seguimiento a los recursos humanos y a la información financiera, así como una solución integrada enfocada específicamente para administrar los programas y procesos de la YMCA.
La reputación de Donor2 se fundamenta en su capacidad para emitir de reportes eficaces y flexibles y la accesibilidad de sus servicios de soporte. Donor2 es una compañía mucho más pequeña que Sage or Raiser's Edge, lo que crea un ambiente más personal cuando se trata de asistencia técnica. Donor2 se distingue de Blackbaud o Sage debido a que no ha buscado desarrollar plataformas que incluyen la integración de comunidades en línea sino que ha mantenido su enfoque en los donantes y membresía y ofrece soporte adicional para la administración de voluntarios, eventos y más. Donor2 también ofrece un sistema de seguimiento a los recursos humanos y a la información financiera, así como una solución integrada enfocada específicamente para administrar los programas y procesos de la YMCA.
Y más allá…
Existe una variedad de paquetes computacionales para organizaciones grandes, nacionales como Amergent, PIDI, ROI Solutions, Sage Millenium, Sungard Higher Education, y Team approach de Target Software(recientemente adquirida por Blackbaud). En este nivel, los paquetes se enfocan a vertientes específicas (por ejemplo, procuración de fondos en universidades) o funciones (por ejemplo, correo directo o benchmarking). En este rango de precio que fluctúa entre US$ 100,000 hasta US$ 1,000,000 ó más, se debe buscar una asesoría mas completa que este artículo. Se debe consultar con organizaciones similares sobre qué sistemas están utilizando o considerar contratar los servicios de un experto que esté familiarizado con la organización para ayudar en la elección de un sistema computacional.
Existe una variedad de paquetes computacionales para organizaciones grandes, nacionales como Amergent, PIDI, ROI Solutions, Sage Millenium, Sungard Higher Education, y Team approach de Target Software(recientemente adquirida por Blackbaud). En este nivel, los paquetes se enfocan a vertientes específicas (por ejemplo, procuración de fondos en universidades) o funciones (por ejemplo, correo directo o benchmarking). En este rango de precio que fluctúa entre US$ 100,000 hasta US$ 1,000,000 ó más, se debe buscar una asesoría mas completa que este artículo. Se debe consultar con organizaciones similares sobre qué sistemas están utilizando o considerar contratar los servicios de un experto que esté familiarizado con la organización para ayudar en la elección de un sistema computacional.
Encontrando el sistema correcto
¿Cómo elegir? Como ya lo mencionamos, la única manera es comprendiendo tus propias necesidades y comparándolas con las herramientas disponibles. Por un lado, no se debe asumir que un sistema más poderoso será el más adecuado. Un sistema muy complicado solamente será más difícil de usar por el personal, además de que puede ser una pérdida de dinero si no se requiere contar con funciones avanzadas. Por otro lado, es importante invertir el dinero para comprar un sistema que dará soporte de manera efectiva a los procesos de la organización.
Después de todo, un sistema que mejora la efectividad de la organización en la procuración de fondos puede pagarse solo en el largo plazo y seguramente reducirá tus pesadillas al momento de preparar las solicitudes de fin de año.
¿Cómo elegir? Como ya lo mencionamos, la única manera es comprendiendo tus propias necesidades y comparándolas con las herramientas disponibles. Por un lado, no se debe asumir que un sistema más poderoso será el más adecuado. Un sistema muy complicado solamente será más difícil de usar por el personal, además de que puede ser una pérdida de dinero si no se requiere contar con funciones avanzadas. Por otro lado, es importante invertir el dinero para comprar un sistema que dará soporte de manera efectiva a los procesos de la organización.
Después de todo, un sistema que mejora la efectividad de la organización en la procuración de fondos puede pagarse solo en el largo plazo y seguramente reducirá tus pesadillas al momento de preparar las solicitudes de fin de año.
Para mayor información (artículos en inglés)
Four Steps to Selecting Donor Management Software
Artículo que resume y ofrece una variedad de herramientas, incluyendo una lista de verificación de las funciones que te puede ayudar a definir tus necesidades.
Ten Common Mistakes in Selecting Donor Databases (and how to avoid them)
Un repaso a las consideraciones en la planeación y conducción de una búsqueda de un sistema para la administración de donantes.
Fundraising Software Articles by Robert Weiner
Una excelente colección de sistemas para procuración de fondos, incluyendo comparaciones y artículos de las empresas desarrolladoras de sistemas.
TechSoup Databases Articles
Four Steps to Selecting Donor Management Software
Artículo que resume y ofrece una variedad de herramientas, incluyendo una lista de verificación de las funciones que te puede ayudar a definir tus necesidades.
Ten Common Mistakes in Selecting Donor Databases (and how to avoid them)
Un repaso a las consideraciones en la planeación y conducción de una búsqueda de un sistema para la administración de donantes.
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Una excelente colección de sistemas para procuración de fondos, incluyendo comparaciones y artículos de las empresas desarrolladoras de sistemas.
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Una gran colección de recursos sobre sistemas para la administración de datos, incluyendo bases de donantes.
Gracias a TechSoup por el apoyo financiero brindado para la edición de este artículo, así como a los siguientes especialistas en tecnología para organizaciones sin fines de lucro por sus recomendaciones, asesoría y apoyo en general:
Gracias a TechSoup por el apoyo financiero brindado para la edición de este artículo, así como a los siguientes especialistas en tecnología para organizaciones sin fines de lucro por sus recomendaciones, asesoría y apoyo en general:
- Steve Birnbaum, Jacobson Consulting Applications
- Eric Leland, FivePaths
- Shawn Michael, TACS/ NPower Oregon
- Patrick Shaw, NPower Seattle
- Dan Shenk-Evans, Community IT Innovators(CITI)
- Robert Weiner, Robert L. Weiner Consultinghttp://www.rlweiner.com/
Este artículo es cortesía de Idealware, organización que proporciona información a las organizaciones sin fines de lucro para ayudarlas a elegir los mejores programas computacionales.Para consultar más artículos y conocer otros recursos, visita la página www.idealware.org. Para leer este artículo en inglés, sigue este enlace: http://www.idealware.org/articles/few-good-donor-management-systems
Este artículo fue traducido por la Alianza Fronteriza de Filantropía con la autorización de:
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