Cinco controles internos para las OSC pequeñas | Aspectos básicos

FINANCE & STRATEGY•  Por CARL HO, CPA •  Enero 6, 2010

Separación de tareas, pesos y contrapesos…..son difíciles de implementar en las organizaciones que tienen entre tres o algo más de miembros en el staff, o solo unos cuantos miembros activos del Consejo en una organización en donde todos son voluntarios. Le preguntamos al CPA Carl Ho, quien trabaja con cientos de organizaciones no lucrativas, ¿cuáles serían los controles más factibles y más importantes de realizar en grupos pequeños?

1. La primera y más importante consideración es establecer un ambiente de control,esto es, hacerle saber a todos, desde arriba hasta abajo, que hay políticas y que todos tienen que cumplirlas.  En muchas organizaciones la persona que está al nivel más alto hace excepciones en cuanto a la política lo cual ocasiona que se cree un ambiente de descuido y no ético. El resto de las personas creen que tampoco tienen que seguir los procedimientos y empiezan a pasarlos por alto.  La persona en el nivel alto no puede pedir un reembolso de un gasto cuando no hay un recibo.  Los miembros del equipo directivo también deben de tener tarjeta de asistencias, tener aprobación para sus gastos de viajes y revisarles los gastos de las tarjetas de crédito.
   
   Se debe enfatizar la importancia de la ética y el control en todas las reuniones del staff y demostrar que todos siguen las reglas, todo el tiempo.
   
   
2. Definir claramente quién es responsable de qué.  Es muy común escuchar en las organizaciones pequeñas donde no todo se necesita escribir, que las personas digan “Yo creí que ella iba a revisar la factura”.  Por ejemplo, con relación a las facturas: ¿quién debe revisarlas en cuanto a la cantidad? ¿quién es responsable de autorizar que se pague una factura?
   
   
   
3. Controles físicos. Asegúralo. Las computadoras deben estar aseguradas al escritorio y deben estar protegidas con claves de acceso. Guarda la chequera en un cajón con llave. Hay casos en que alguien entra y toma los cheques que están a la mitad de la chequera, éste entre otros abusos que se pueden cometer.
   
   
4. Si hay efectivo de por medio – como en el caso de un evento de recaudación o la taquilla en alguna representación –que siempre sean dos personas las que cuenten el dinero.
   
   
5. La conciliación del estado de cuenta del banco es una tarea crítica. Es poco probable que alguien que te vaya a robar pase inadvertido por mucho tiempo.  Reconciliar el estado de cuenta del banco significa que la malversación o desfalco no durarán por mucho tiempo. Lo ideal es que alguien que no sea el contador (o quien maneja el dinero) concilie el estado de cuentas recibiendo el sobre cerrado.  Esto es una revisión de peso a la persona que maneja el dinero. Pero en las organizaciones pequeñas puede que no exista un contador y quizás sea una sola persona la que realiza todo. En estos casos, alguien más como un miembro del Consejo, debe recibir el sobre cerrado del estado de cuenta y revisarlo antes de entregárselo al contador o la persona del staff que realiza todo.
   
   Hay varios controles que son comunes pero que no has mencionado. ¿Pudieras comentarnos sobre los mismos? Por ejemplo:
   
   ¿ La nomina? El control de la nomina en las pequeñas organizaciones es fácil pues todos se conocen y entonces es difícil que  existan empleados ficticios y que se les esté pagando.  Donde hay que poner mucha  atención es en la aprobación de las tarjetas de asistencia para las personas que trabajan por horas.  En estos casos, alguien que conozca que tipo de trabajo realizaron, debe revisar y aprobar las tarjetas de asistencia.
   
   ¿Dos firmas en los cheques, o solo en los cheques de cantidades grandes? Está bien hacerlo como política pero recuerda que los bancos no obligan a esta política ni tampoco se les puede reclamar por pagar un cheque que solo traiga una firma.  Incluir dos firmas en el cheque es una buena política para que alguien revise los cheques de cantidades grandes, pero más que un mecanismo para prevenir el robo  es una práctica sana.
   
   ¿La persona que maneja el dinero no puede firmar cheques? Los contadores no deben firmar los cheques. Pero en una organización muy pequeña esto quizás no sea muy práctico. Una opción es permitir al contador (o a la persona que maneja el dinero) que firme solo los cheques en emergencias que impliquen pequeñas cantidades, no más de $1,000 o $2,000 pesos.  Si todos conocen esta regla, ayuda a crear un ambiente de rendición de cuentas.  Y nuevamente, estos detalles los podrá identificar la persona que lleve a cabo la conciliación bancaria.
   
   ¿Algunas conclusiones?
   Aun en las organizaciones más pequeñas es posible que otra persona revise las cosas periódicamente, como es el caso de si un gasto que fue muy grande es legítimo o si se pagaron los impuestos sobre nómina.  Si combinas esto con una atmósfera y un ambiente en donde se enfatiza la importancia de cumplir con los procedimientos y con altos estándares de rendición de cuentas, puede ser que aún no puedas prevenir completamente algún robo.  Pero si evitarás  que las personas honestas se pasen de la raya y podrás detectar cualquier acto antes de que el asunto se haga más grave.
   
   Carl Ho, CPA, es socio en Le, Ho & Company en DalyCity California, y sirve como auditor en muchas organizaciones pequeñas y grandes en el área de San Francisco Bay. ​

Este artículo fue reproducido y traducido al español con la autorización de Blue Avocado, una revista en línea que contiene información práctica en inglés para las organizaciones de la sociedad civil. Visita www.blueavocado.org. y suscríbete gratis.

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