​Cómo desarrollar un plan de comunicación integral I Comunicación

​Para la creación de un plan de comunicación se requiere tiempo, investigación y creatividad. La incorporación de estrategias de comunicación a la planeación estratégica puede mejorar procesos y asegurar que se están considerando todos los aspectos necesarios para el logro de la misión de una organización.  En caso de requerirlo, se debe buscar ayuda profesional para articular el plan mediante sus relaciones públicas, profesionales de la comunicación, programas, libros, internet y otras fuentes. Lo importante es llevarlo a cabo.

Análisis del entorno.​

​¿Qué está pasando en el sector, en el estado, en el mundo, entre los grupos de interés y hacia el interior de la organización? ¿Cómo se puede aprovechar esta situación para empujar a la organización? ¿Cuáles temas o tendencias se pueden aprovechar para contar la historia de la organización? Se debe incluir un análisis de necesidades económicas y posibles fuentes de financiamiento. ¿Qué recursos o limitantes pueden ayudar o dificultar los esfuerzos de comunicación? ¿Se requieren recursos adicionales para alcanzar las metas?
​

Análisis de los grupos de interés.​

Lo importante es conocer a los grupos de interés más importantes y saber cómo llegar a ellos a través de las diferentes tácticas de comunicación. Se puede hacer también un análisis de audiencias para poder llegar al centro de cada grupo de interés. ¿Cuáles son sus puntos de vista, quién influye en ellos, cuáles son sus fuentes de información y noticias,  a cuáles eventos o conferencias asisten, qué publicaciones leen, usan computadora e internet o son más tradicionales? 
​

Objetivos de la organización.​
La comunicación va de la mano con los objetivos, por lo cual es importante incluirlos en el plan de comunicación.  De esta manera, las actividades irán enfocadas al cumplimiento de dichos objetivos, los cuales pueden incluir: expansión a otras áreas, creación y lanzamiento de la página web de la organización, incrementar la participación en los programas, obtener una cierta cantidad de recursos, contratación de personal calificado, desarrollar nuevas alianzas, incremento de ventas, etc. Algunos serán relativamente constantes en el tiempo y otros serán de corto plazo.

Objetivos estratégicos de la comunicación.
Este es el corazón del plan de comunicación.  Aquí se describe cómo el plan de comunicación ayudará a la organización a alcanzar sus objetivos institucionales.

Estos pueden incluir: llegar a una nueva audiencia clave o segmento del mercado, llamar la atención a un evento específico o campaña de procuración de fondos, promover una nueva alianza o programa, incrementar la conciencia de los grupos de interés hacia la organización, la causa o algún asunto específico, incidir en políticas públicas, promocionar un nuevo producto o servicio, entre otros.
​
Las palabras que se deben usar para describir los objetivos de la comunicación deben ser directas y orientadas a la acción: informar, educar, crear conciencia, responder, promover, lanzar, involucrar, extender, demostrar, reforzar… Los objetivos deben ser claros, concisos y medibles y deben incluir fechas de inicio y de logro.

Mensajes clave.​
Se deben incorporar los mensajes clave al plan de comunicación para mantener el enfoque y consistencia de lo que se comunica hacia los diversos públicos independientemente del canal de comunicación o actividad.

Estrategias de comunicación.​
Las estrategias de comunicación son el medio para alcanzar los objetivos de comunicación. ¿Cuáles son los caminos generales que se tomarán – un boletín de prensa o una amplia campaña en diversos medios de comunicación? ¿Comunicación de boca en boca vs. anuncios a nivel estatal / nacional? ¿Contacto directo con donantes y grupos de interés (por ejemplo a través de eventos) o comunicaciones menos personalizadas pero que llegan a más personas (boletines)? Se deben considerar varias opciones y el costo beneficio, los requerimientos de los grupos de interés y que los asuntos a tratar o anuncios sean oportunos.

Tácticas de comunicación.​
Esta es la sección más detallada del plan y debe incluir información sobre los vehículos específicos de comunicación y las actividades que se realizarán.  Se debe ser preciso en esta sección y detallar qué es lo que se va hacer, cuándo, donde, a quién o a cuántos  llegará el mensaje y cuánto costará. La lista de herramientas de comunicación es un buen “menú” de ideas para las tácticas que se pueden emplear.

Herramientas y vehículos de comunicación.
La información sobre las mejores maneras de llegar a cada una de las audiencias clave afectará la decisión sobre cuáles herramientas utilizar. Se debe también considerar la misión y la historia de la organización. ¿Se presta para contar historias, se requieren gráficas y tablas para mostrar datos complejos o se pueden utilizar fotografías, sonidos y videos para poder transmitir los detalles más importantes? Algunos de las más comunes herramientas de comunicación incluyen:
​
Relaciones públicas: contacto con la prensa, boletines de prensa, kits de prensa, premiso, conferencias de prensa, editoriales, discursos, artículos, investigaciones, etc.

• Boletines: impresos o electrónicos.
• Página web o blog.
• Anuncios: impresos, radio, TV, internet.
• Medios digitales: documentales, videos, películas, podcast, etc.
• Colaterales: trípticos, volantes, presentaciones, informes anuales, correo directo,
• Eventos y conferencias: propios o de terceros, los que la organización realiza o  a los que asiste.
• Apoyo de personalidades, utilización de personalidades para promover los servicios de la organización o invitar a sumarse a la causa.
• Terceros: páginas web, boletines, revistas, eventos, actividades de mercadotecnia, recibiendo fondos o en alianza con otros emprendedores sociales, fundaciones, empresas, grupos, gobiernos. Aprovechar sus esfuerzos de comunicación para maximizar impacto y reducir o eliminar costos.

Presupuesto.​
Asignar costos específicos a cada actividad, táctica o campaña del plan.




​

Cronograma.
Los tiempos ya pueden haberse incluido en la sección de tácticas, si no, en esta sección se deben considerar todas las iniciativas desde el inicio al final de manera que se les pueda asignar un costo y otros recursos además de definir prioridades.

Responsables.
Incluir los nombres de los miembros del staff o consejeros que estarán a cargo o colaborarán en las diferentes etapas del plan, ya sea escribiendo artículos, asistiendo a eventos y entrevistas programadas, o cualquier otra actividad planeada.