Ejemplo de política de reembolsos y adelantos
Política de reembolsos y adelantos
[Nombre de la organización] rembolsa gastos de transporte (como taxis) para actividades laborales solamente en aquellas situaciones en las cuales no exista transporte público o se estime que por razones de seguridad y / o tiempo, es conveniente utilizar un modo de transporte más costoso.
Gastos de estacionamiento serán rembolsados bajo los mismos criterios, en caso de que se estime la necesidad y la pertinencia de conducir al lugar en cuestión y no se logre encontrar estacionamiento público. Los gastos de estacionamiento no excederán [indicar monto máximo por hora o por día].
En casos de que, por cuestiones laborales, un integrante del equipo deba a invitar a comer a un tercero, se seleccionará un restaurant de costo razonable y coherente con el perfil y los valores de la organización. Los gastos de comida por persona no excederán [indicar monto máximo aceptable, consultando los montos locales de per diem comúnmente aceptados].
Ante cualquier duda sobre la posibilidad de rembolso, se debe consultar al Coordinador o Director pertinente, en lo posible antes de tomar la acción. Todos los rembolsos se otorgan una vez presentados los recibos correspondientes al área de administración [o indicar nombre de persona responsable].
En casos de compra de pasajes o reserva de hoteles para participar en actividades laborales no cubiertos por una organización anfitriona, [seleccionar una de las siguientes opciones]:
Fuente: Cómo elaborar un manual de políticas institucionales: Una guía práctica para organizaciones no-gubernamentales en América Latina. Victoria Wigodzky y Martha Farmelo 2015. http://orgsefectivas.org/wp-content/uploads/Gu%C3%ADa-manuales-institucionales-Diciembre-2015.pdf
Gastos de estacionamiento serán rembolsados bajo los mismos criterios, en caso de que se estime la necesidad y la pertinencia de conducir al lugar en cuestión y no se logre encontrar estacionamiento público. Los gastos de estacionamiento no excederán [indicar monto máximo por hora o por día].
En casos de que, por cuestiones laborales, un integrante del equipo deba a invitar a comer a un tercero, se seleccionará un restaurant de costo razonable y coherente con el perfil y los valores de la organización. Los gastos de comida por persona no excederán [indicar monto máximo aceptable, consultando los montos locales de per diem comúnmente aceptados].
Ante cualquier duda sobre la posibilidad de rembolso, se debe consultar al Coordinador o Director pertinente, en lo posible antes de tomar la acción. Todos los rembolsos se otorgan una vez presentados los recibos correspondientes al área de administración [o indicar nombre de persona responsable].
En casos de compra de pasajes o reserva de hoteles para participar en actividades laborales no cubiertos por una organización anfitriona, [seleccionar una de las siguientes opciones]:
- Se solicita que el integrante del equipo compre su pasaje y reserve su hotel a través de la agencia de viaje [insertar datos] vinculada con la organización.
- Se solicita que el integrante del equipo compre su propio pasaje en clase económica, previa aprobación del Coordinador o Director correspondiente, y entregue el recibo [especificar qué tipo de recibo o factura se requiere] al área de administración para ser rembolsado dentro de [X] plazo [indicar número de días, semanas o meses necesarios para procesar rembolso según los circuitos administrativos de la organización].
- El integrante del equipo podrá solicitar un adelanto de dinero al área de administración una vez aprobado el viaje por el Coordinador o Director correspondiente y presentando documentación que explicite el costo del viaje a cubrir (por ejemplo, impresión del itinerario y el costo del pasaje a comprar o el hotel a reservar por internet).
Fuente: Cómo elaborar un manual de políticas institucionales: Una guía práctica para organizaciones no-gubernamentales en América Latina. Victoria Wigodzky y Martha Farmelo 2015. http://orgsefectivas.org/wp-content/uploads/Gu%C3%ADa-manuales-institucionales-Diciembre-2015.pdf
