El papel del consejo directivo en la procuración de fondos
El consejo directivo es el máximo órgano de gobierno de una organización que debe cumplir con una serie de obligaciones y responsabilidades. Garantizar que la organización cuente con los recursos necesarios es una de sus responsabilidades básicas más importantes. Sin embargo, en la práctica no en todas las organizaciones se comprende ni se asume esta responsabilidad. También, dentro del sector, una buena práctica es que todos los integrantes del órgano de gobierno de una organización sean donantes de la misma antes de salir a solicitar donativos. No es indispensable que todos los consejeros donen una cantidad grande, lo que es relevante es que el 100% de los consejeros aporten una cantidad significativa según la capacidad de cada uno. De hecho, este es un aspecto importante para muchas entidades donantes como las fundaciones en los Estados Unidos.
Los consejeros también apoyan las diversas acciones y estrategias de procuración de fondos aportando sus contactos y relaciones, y en la identificación, cultivo de donantes y solicitud de donativos.
Al momento de invitar a nuevos consejeros a participar con la organización, se deben clarificar las expectativas en cuanto a procuración de fondos se refiere.
Responsabilidades
1. Realizar una contribución económica significativa de manera anual a la organización.
2. Conseguir donativos y promover a la organización y sus actividades entre sus círculos de influencia. Esto puede incluir solicitudes cara a cara y envío de correos electrónicos o realización de llamadas telefónicas para solicitar donativos.
3. Abrir las puertas al personal de la organización para solicitar donativos.
4. Apoyar en la identificación, reclutamiento y selección de nuevos consejeros que puedan realizar contribuciones económicas a la organización y estén dispuestos a apoyar las tareas de procuración de fondos.
5. Entender y supervisar los esfuerzos de procuración de fondos de la organización.
6. Asegurar que la organización cuenta con un plan de procuración de fondos y que se adhiere a los más altos estándares éticos.
7. Ayudar en las actividades de agradecimiento y reconocimiento a los donantes.
8. Comunicarse con prospectos y donantes para darles a conocer el importante trabajo que realiza la organización.
9. Asistir a los eventos especiales que realiza la organización e invitar a otros a asistir.
10. Capacitarse en procuración de fondos para perder el miedo a pedir.
Otras maneras de apoyar la procuración de fondos:
• Firmar o incluir notas personales en cartas de solicitud y agradecimiento.
• Compartir en sus redes sociales información sobre la organización y sus actividades de procuración de fondos.
• Proporcionar a la organización nombres de personas a las que les puede interesar apoyar.
• Solicitar donativos en especie para la organización.
• Ofrecer su tiempo y talentos a la organización e invitar a otros a hacer lo mismo.
• Presentar el trabajo de la organización en diversos espacios, como cámaras empresariales y organismos colegiados.
El comité de desarrollo o procuración de fondos
Un comité de desarrollo o procuración de fondos es una parte integral de un plan de procuración de fondos en toda organización. Se trata de contar con un comité o grupo enfocado a diseñar, ejecutar y supervisar las actividades de procuración de fondos de una organización, integrado por miembros del consejo directivo o patronato. Algunos de sus integrantes pueden ser personas externas a la organización (como ex consejeros o voluntarios), dispuestas a apoyar las tareas de procuración de fondos. Esta estrategia ayuda a ampliar los horizontes de la organización más allá de sus integrantes. También se pueden establecer comités más pequeños para encabezar actividades de procuración de fondos, como por ejemplo un evento especial o una campaña específica.
Es importante que el comité y sus integrantes cuenten con un programa de trabajo y un documento (ver ejemplo en la sección de anexos que les permita conocer cuáles serán sus tareas y responsabilidades. También, el comité debe contar con un presidente o coordinador como líder del grupo.
El desempeño del comité de desarrollo o de procuración de fondos debe evaluarse por el consejo directivo, con base en las metas propuestas dentro del plan anual.
Los comités que se formen para apoyar actividades específicas de procuración de fondos como eventos o campañas, pueden crearse y desintegrarse una vez que se completa la actividad.
Responsabilidades
1. Colaborar con el personal correspondiente para elaborar un plan de procuración de fondos de corto, mediano y largo plazo.
2. Planear y supervisar todas las actividades de procuración de fondos de la institución.
3. Contribuir económicamente con la institución y procurar que todos los consejeros participen en las campañas y proyectos.
4. Identificar y reclutar líderes y voluntarios para las actividades de procuración de fondos.
5. Capacitarse y fomentar que el resto del consejo se capacite en la teoría y técnicas de procuración de fondos.
6. Promover la participación de todos los consejeros en las actividades de procuración de fondos y en los programas.
7. Asistir a todos los eventos de procuración de fondos y promover la asistencia del resto de los consejeros.
8. Colaborar con el comité de relaciones públicas o asumir sus funciones.
9. Proponer políticas de procuración de fondos para su autorización por el consejo directivo.
10. Participar activamente en las tareas de procuración de fondos de la organización.
Los consejeros también apoyan las diversas acciones y estrategias de procuración de fondos aportando sus contactos y relaciones, y en la identificación, cultivo de donantes y solicitud de donativos.
Al momento de invitar a nuevos consejeros a participar con la organización, se deben clarificar las expectativas en cuanto a procuración de fondos se refiere.
Responsabilidades
1. Realizar una contribución económica significativa de manera anual a la organización.
2. Conseguir donativos y promover a la organización y sus actividades entre sus círculos de influencia. Esto puede incluir solicitudes cara a cara y envío de correos electrónicos o realización de llamadas telefónicas para solicitar donativos.
3. Abrir las puertas al personal de la organización para solicitar donativos.
4. Apoyar en la identificación, reclutamiento y selección de nuevos consejeros que puedan realizar contribuciones económicas a la organización y estén dispuestos a apoyar las tareas de procuración de fondos.
5. Entender y supervisar los esfuerzos de procuración de fondos de la organización.
6. Asegurar que la organización cuenta con un plan de procuración de fondos y que se adhiere a los más altos estándares éticos.
7. Ayudar en las actividades de agradecimiento y reconocimiento a los donantes.
8. Comunicarse con prospectos y donantes para darles a conocer el importante trabajo que realiza la organización.
9. Asistir a los eventos especiales que realiza la organización e invitar a otros a asistir.
10. Capacitarse en procuración de fondos para perder el miedo a pedir.
Otras maneras de apoyar la procuración de fondos:
• Firmar o incluir notas personales en cartas de solicitud y agradecimiento.
• Compartir en sus redes sociales información sobre la organización y sus actividades de procuración de fondos.
• Proporcionar a la organización nombres de personas a las que les puede interesar apoyar.
• Solicitar donativos en especie para la organización.
• Ofrecer su tiempo y talentos a la organización e invitar a otros a hacer lo mismo.
• Presentar el trabajo de la organización en diversos espacios, como cámaras empresariales y organismos colegiados.
El comité de desarrollo o procuración de fondos
Un comité de desarrollo o procuración de fondos es una parte integral de un plan de procuración de fondos en toda organización. Se trata de contar con un comité o grupo enfocado a diseñar, ejecutar y supervisar las actividades de procuración de fondos de una organización, integrado por miembros del consejo directivo o patronato. Algunos de sus integrantes pueden ser personas externas a la organización (como ex consejeros o voluntarios), dispuestas a apoyar las tareas de procuración de fondos. Esta estrategia ayuda a ampliar los horizontes de la organización más allá de sus integrantes. También se pueden establecer comités más pequeños para encabezar actividades de procuración de fondos, como por ejemplo un evento especial o una campaña específica.
Es importante que el comité y sus integrantes cuenten con un programa de trabajo y un documento (ver ejemplo en la sección de anexos que les permita conocer cuáles serán sus tareas y responsabilidades. También, el comité debe contar con un presidente o coordinador como líder del grupo.
El desempeño del comité de desarrollo o de procuración de fondos debe evaluarse por el consejo directivo, con base en las metas propuestas dentro del plan anual.
Los comités que se formen para apoyar actividades específicas de procuración de fondos como eventos o campañas, pueden crearse y desintegrarse una vez que se completa la actividad.
Responsabilidades
1. Colaborar con el personal correspondiente para elaborar un plan de procuración de fondos de corto, mediano y largo plazo.
2. Planear y supervisar todas las actividades de procuración de fondos de la institución.
3. Contribuir económicamente con la institución y procurar que todos los consejeros participen en las campañas y proyectos.
4. Identificar y reclutar líderes y voluntarios para las actividades de procuración de fondos.
5. Capacitarse y fomentar que el resto del consejo se capacite en la teoría y técnicas de procuración de fondos.
6. Promover la participación de todos los consejeros en las actividades de procuración de fondos y en los programas.
7. Asistir a todos los eventos de procuración de fondos y promover la asistencia del resto de los consejeros.
8. Colaborar con el comité de relaciones públicas o asumir sus funciones.
9. Proponer políticas de procuración de fondos para su autorización por el consejo directivo.
10. Participar activamente en las tareas de procuración de fondos de la organización.