​Elementos de un acta de sesión del consejo directivo | Gobernanza

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En el acta de una reunión del consejo directivo se resumen las decisiones adoptadas y, a veces, el contenido de los debates ocurridos en la misma. Una manera de minimizar el riesgo que puede resultar de la falta de cuidado en el registro de la toma de decisiones, es el desarrollo de actas de las sesiones de su órgano de gobierno, las cuales permiten además, mantener un adecuado funcionamiento de la OSC y seguimiento de las decisiones.  

Las actas son útiles debido a que: 

• Documentan acciones que aseguran el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales de una organización, 
• Representan un registro de lo ocurrido durante una reunión.
• Registran cómo se llevó a cabo la toma de decisiones, las acciones a desarrollar y los responsables de su ejecución. 
• Ayudan en la orientación y capacitación de nuevos integrantes de una organización. 
• Pueden ayudar a evaluar el trabajo de una organización y servir como memoria institucional. 

Para cada punto del orden del día de la reunión, el acta debe indicar:

• Los documentos que se presentaron al consejo directivo;
• Las decisiones o conclusiones alcanzadas por el consejo directivo;
• Las declaraciones hechas por el consejo directivo cuya consignación ha solicitado un miembro del consejo o de la comisión.

El acta debe incluir: 

• Lista de asistencia. 
• Orden del día de la sesión (incluyendo lectura del acta anterior).
• Acuerdos por punto del orden del día y acciones a seguir.
• Número de la sesión.
• Folio o consecutivo del acta y / u hojas. 
• Lugar y fecha de la reunión.
• Nombre de los asistentes.
• Verificación del quórum legal
• Lista de asistencia firmada por los asistentes y/o el presidente y secretario.

​El acta puede incluir: 

• Nombres de las personas que votaron en contra, a favor y/o se abstuvieron de votar. 
• Puntos que se quedaron pendientes para discutir en una futura reunión. 
• Si existen comités o comisiones especiales, comentarios y en su caso, ratificación de sus acuerdos.
• Manera en que se tomó la decisión (según se estipule en los estatutos de la OSC): unanimidad, mayoría, etc. 

Recomendaciones 

• Nombrar / elegir un secretario para que registre las actas de las reuniones. Es importante que el órgano de gobierno clarifique el nivel de detalle que se desea incluir en estos documentos.  Algunas actas pueden ser casi transcripciones de una reunión, mientras que otras solo son un resumen de las discusiones y acuerdos. La persona que funja como secretario deberá llevar un registro objetivo de lo ocurrido durante la reunión sin incluir comentarios adicionales ni opiniones personales. Es importante incluir sus responsabilidades en su descripción de puesto. 
• Definir cómo se elaborarán las actas de las reuniones. Es conveniente desarrollar un formato a seguir para que la información recabada en cada reunión sea uniforme y contenga los puntos que el órgano de gobierno considera más relevantes.  Este formato deberá incluir: fecha, día, hora y lugar así como acuerdos y acciones a seguir con el nombre de los responsables y tiempos. 
• Clarificar si se tomarán apuntes durante la reunión o se grabará la sesión para poder transcribir con mayor exactitud los debates y la toma de decisiones. 
• El presidente de consejo directivo deberá revisar el acta antes de distribuirse entre los integrantes de la OSC. 
• Distribuir / circular el acta de la sesión a más tardar una semana después de la reunión para recordar a los integrantes sus compromisos. 
• En la siguiente sesión, el acta deberá firmarse por los integrantes del órgano de gobierno en señal de aprobación de su contenido, o en su caso, para realizar modificaciones necesarias. 
• Es muy importante registrar en actas la presentación, ratificación o en su caso, aprobación de: 

• Planeación estratégica y/o programa operativo anual. 
• Estados financieros auditados. 
• Altas y bajas en el órgano de gobierno. 
• Presupuesto anual. 
• Efectivo temporalmente o permanentemente restringido. 
• Inversiones en instituciones no financieras. 

Bibliografía / Recursos Record Keeping for Non-Profit Organizations, consultado en http://www.omafra.gov.on.ca/english/rural/facts/08-059.htm

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