Guía para redactar el caso institucional ​

El caso es uno de los documentos más importantes de una OSC. Es la base para todos los documentos que se desarrollan en una organización para procurar fondos y es un recurso no solo útil, sino indispensable para quienes participan en la procuración de fondos: personal remunerado, consejeros y otros voluntarios.

No importa su tamaño o nivel de institucionalidad, todas las organizaciones necesitan contar con su caso.
El caso justifica y explica a los diferentes grupos de interés el por qué una organización requiere y necesita apoyo económico. Debe contener argumentos sólidos que justifiquen su razón de ser.

Es un documento dinámico (se debe revisar y actualizar por lo menos una vez al año o cuando cambian ciertas circunstancias en el entorno o en la organización) a partir del cual se desarrollan todos los materiales para la procuración de fondos ya sea para una campaña en particular o para los esfuerzos regulares.

Es el pensamiento estratégico detrás de toda campaña. El caso es el primer paso de todo esfuerzo de procuración de fondos: propuestas, materiales de difusión y comunicación con donantes.

El caso interno es un documento para la organización, no para el público. Debido a que no se va a distribuir, es más importante su contenido que su apariencia. Es un documento extenso.

El caso externo o las expresiones del caso  son documento de difusión y comunicación para el público y los donantes. Es un documento más corto y puede ser todos aquellos comunicados (verbales, visuales y escritos,) que la organización emite hacia diversos públicos como folletos, videos, presentaciones, comunicados de prensa, informe anual, página de internet, propuestas a fundaciones, entre otros.

El contenido del caso externo depende del formato en el que se desarrollará, pero siempre debe basarse en la información y lenguaje del caso interno.

1.  Antecedentes.

• Quiénes somos como organización, incluyendo figura legal, autorizaciones y misión en términos comprensibles (qué hacemos). No usar lenguaje técnico, siglas ni transcribir literalmente la misión.

2.  Beneficiarios.

• Los  párrafos que sean necesarios para describir a nuestros beneficiarios en términos generales y las razones por la cuales requieren apoyo. Incluir condiciones socioeconómicas, género, edad, situación de vulnerabilidad, entre otros aspectos relevantes. Responder a la pregunta ¿Quiénes son nuestros beneficiarios y por qué requieren de nuestros servicios?

3.  Historia y experiencia institucional.

• Explicar por qué existe nuestra organización y cómo determinamos qué programas y servicios ofrecer a nuestros beneficiarios. Responde a la pregunta ¿Cuáles son las razones por las que surgió nuestra organización y cuál fue nuestra respuesta inicial?  Explicar por qué la organización es la adecuada para responder a la situación que atiende.

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4.  Fortalezas

• Párrafos o listado con puntos que describan las fortalezas de la organización. Incluir: alianzas con empresas, gobiernos y otras OSC, redes a las que pertenece, convenios de colaboración, premios o reconocimientos, donantes o patrocinadores, modelo de trabajo, certificaciones, competencias, habilidades, estudios especializados del personal o voluntarios, auditorías o acreditaciones de terceros. Explicar en qué consiste cada una, no únicamente enlistarlas.

​​​5.  Recursos organizacionales

• Varios párrafos o un listado que describa los recursos organizacionales con los que contamos en la actualidad. Describir instalaciones, vehículos, equipo, metodología, operaciones, políticas y procedimientos, entre otros elementos que nos permiten llevar a cabo nuestra labor de manera efectiva. Responde a la pregunta ¿Con qué recursos contamos para llevar a cabo nuestro trabajo y garantizar resultados? Probar que la organización cuenta con los recursos necesarios para atender la problemática.

​7. Justificación.

• ¿Cuál es la situación o problema que afecta a los beneficiarios?
• ¿De qué magnitud o urgencia es? Describir la situación social y el contexto en el que se inscribe el problema.
• ¿En qué lugar sucede esta situación?
• ¿Es una demanda sentida por parte de las personas afectadas  (beneficiarios)?
• ¿Cuáles son los esfuerzos que se han desarrollado para su solución?
• ¿Cuáles son las causas de dicha situación o problema?
• ¿Qué evidencia existe del problema o necesidad?
• ¿Por qué se mantiene el problema?  
• Descripción de los beneficiarios ¿Cuáles son sus edades y su género? ¿Cuál es su situación socioeconómica o alguna condición especial? ¿Cuáles son las razones por las cuales se encuentran en situación de vulnerabilidad? Los beneficiarios, ¿entienden / perciben el problema y quieren salir de él? Identificar el problema tal y como es percibido e interpretado por los beneficiarios.
• ¿Quiénes ofrecen servicios a los grupos de población que atendemos o qué otras instituciones y organizaciones atienden el problema? ¿Cuáles son las principales condiciones del entorno que influyen en la acción de los grupos directamente involucrados? ¿Las instituciones públicas le otorgan importancia? ¿Han desarrollado políticas o programas para su atención?
• ¿Qué dice el INEGI, el CONAPO, el ayuntamiento, el gobierno estatal y otras fuentes oficiales acerca del problema? ¿Qué dice la bibliografía sobre el tema? ¿Qué dicen nuestras propias experiencias e investigaciones? ¿Cuáles son las respuestas que ofrece la organización ante estas necesidades o problemas? ¿Cuáles serían los resultados o  consecuencias de atender o no atender la necesidad detectada? ¿Cómo se relaciona la necesidad con el trabajo de la organización?

8.  Programas y servicios

• Descripción de nuestros programas actuales. Explicar cuáles son nuestros programas e iniciativas con respecto a nuestra misión y cómo cubren necesidades de la comunidad.
• Impacto y resultados
• Incluir el impacto y resultados que hemos tenido a la fecha en la problemática que atendemos.  ¿Cómo hemos transformado la vida de nuestros beneficiarios? Describir en términos tangibles. ¿Cómo puedes evidenciar estos logros? (por ejemplo, estadísticas, cartas, testimonios, evaluaciones externas, premios, reconocimientos, entre otros).

9.  Filosofía organizacional

• Elementos clave de la filosofía organizacional: misión, visión, valores.

10.  Estructura organizacional.

• Descripción de por qué la organización puede llevar a cabo su misión, cómo se asegura el cumplimiento con requisitos legales y fiscales.  Describir capital humano, ¿quiénes integran la organización? Describir el personal y su experiencia profesional y capacidad, al consejo directivo en lo individual y como grupo, estructura de voluntariado. Incluir un organigrama actualizado.

11. Ingresos y aplicación de los recursos. 
Gráficas o tablas que describan cuáles son las fuentes de financiamiento actuales. Describir en porcentaje y monto. Mencionar los recursos con los que se financia actualmente la organización y cómo se planea financiar nuevos proyectos. Incluir el presupuesto anual y por proyecto. 

12.  Rendición de cuentas y evaluación.

• Descripción de cómo la organización cumple con todos los requisitos legales y fiscales. También se debe describir cómo se evalúa la salud organizacional y de los programas.

13.  Visión de futuro.

• Dos o tres párrafos que describan cuál es la visión de futuro de la organización. Incluir la proyección a futuro – crecimiento (beneficiarios, instalaciones, servicios), consolidación (fortalecimiento de capacidades, capacitación, estructura interna), cambio (nuevos programas, atención de otros problemas, beneficiarios).  Justificar la necesidad de los planes a futuro – por ejemplo, ¿cómo contar con instalaciones propias mejorará la vida de las personas que atendemos? (edificios, equipo, capacitación, etc. como un medio, no un fin). Recursos necesarios para alcanzar esta visión: presupuesto y esquema financiero.

14.  Datos de la organización.

• Datos bancarios y generales de contacto de la organización. Datos de constitución legal (número de escritura pública, notario, notaría, distrito). Permisos de operación y funcionamiento. RFC y CLUNI, domicilio, teléfono, auditor, director, presidente, correo electrónico, página de internet. Información para donativos, incluyendo banco, No. de cuenta, CLABE.

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Información general y de contacto

Legal y fiscal

• Asociación  Civil constituida  mediante escritura pública  número… otorgada en la ciudad de…, estado de…  el día … ante el notario público … de la notaría número … del Distrito…
• Permisos de operación y funcionamiento (en su caso)
• RFC:     
• Donataria autorizada    Oficio número:                  Folio con fecha del        
• CLUNI:    AHI0102280801F
• Auditor        
• Director        
• Presidente

Datos de contacto

• Domicilio:
• Teléfonos (s)    
• Correo electrónico
• Página de internet
• Redes sociales

Datos bancarios para donativos 
​Banco     

• Nombre en la cuenta
• No. Cuenta     
• CLABE