Juntas efectivas | Gobernanza

La profesionalización o desarrollo del consejo de una OSC requiere de una inversión considerable de tiempo y esfuerzo de parte de los líderes del consejo (el presidente y el director ejecutivo) .

El medio por el cual el consejo cumple con sus responsabilidades es a través de las sesiones o asambleas que definen sus estatutos, y la efectividad de la organización se obtiene desde la eficiencia en todos sus procesos.

Lograr juntas efectivas permitirá a los miembros del consejo la toma de decisiones para llevar por buen camino a la organización a fin de que haga su trabajo y cumpla su misión.

El propósito de las juntas de consejo es:

• Comunicar
• Resolver problemas
• Planear y delegar responsabilidades
• Dar seguimiento a diversos asuntos

¿Cómo lograr una junta efectiva?

• Seleccionar un lugar para la realización de la junta en donde no haya interrupciones
• Determinar la hora y el día apropiado para todos los consejeros
• Establecer las metas para la reunión preparando una agenda estableciendo tiempos
• Avisar a los participantes de la reunión con anticipación
• No exceder el tiempo de la reunión, de preferencia que no dure más de 2 horas
• Distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar para que los participantes los revisen con antelación
• Comenzar y terminar la reunión puntualmente
• Evitar apartarse de la agenda, determinar quien vigilara el tiempo y el estricto cumplimiento de la agenda
• Allegarse los materiales necesarios que se utilizaran durante la reunión. Ej. rota folio, proyector, computadoras, plumones, etc.

¿Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión?

• Usar un formato convencional y anotas asistentes, objetivos, planes de acción/responsables/seguimiento[4]
• Asignar tiempos específicos para cada tema
• Evaluar la reunión y revisar las tareas y responsabilidades de cada participante

¿Cómo dirigir la junta?
Comunicación. 

• Quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los consejeros cuando atender y cuando participar.
• Promover la participación de todos sin forzar a nadie.

Resolución de problemas. 

• Identificar problemas y soluciones.
• Crear planes de acción/responsables/seguimiento.
• Buscar consensos y tomar acuerdos.

Responsables. 

• Quien dirige la junta deberá delegar la tareas a las personas más aptas, cuidando que la gente nos e sobrecargue de trabajo

Seguimiento. 

• Quien dirige la junta deberá revisar la tareas delegadas y anotar cuando se harán los seguimientos.
• Resumir los acuerdos, repetir  las asignaciones y responsabilidades.
• Programar la siguiente junta: temas a tratar y fecha.
• Elaborar una minuta o acta y entrégala lo antes posible.
• Dar seguimiento a los acuerdos

Para conocer las responsabilidades del consejo visite la página: http://cfosc.org/home/image/Fortalece/c-2/funciones-del-consejo-directivo.pdf
Eficacia: hacer lo que se debe de hacer
Eficiencia: lograr más y/o mejores resultados con determinados recursos
Para un ejemplo de formato de Orden del Dia visita: http://confio.org.mx/inicio/wp-content/uploads/2012/05/11-acta-de-sesion-del-consejo-o-patronato.pdf