La carta de agradecimiento de donativo
Las cartas de agradecimiento deben ser más importantes que los boletines electrónicos y actualizaciones en las redes sociales. Idealmente, se deben enviar dentro de 48 horas de haber recibido el donativo. Dentro de una semana es aceptable, pero esperar más tiempo significa correr el riesgo de perder la inercia que motivó el donativo.
Qué hacer y qué no hacer en las cartas
Qué hacer
Qué hacer y qué no hacer en las cartas
Qué hacer
- Una organización debe entender que el agradecimiento a donantes y voluntarios es una estrategia clave en la procuración de fondos. Es tan importante y muchas organizaciones lo hacen tan mal, que cuando una organización lo hace bien, sobresale.
- Considera la carta de agradecimiento como el primer paso para recibir el siguiente donativo, no para concluir o cerrar el primero. Piensa que se trata de construir relaciones perdurables con los donantes.
- Elabora y envía las cartas de agradecimiento dentro de las siguientes 48 horas de haber recibido el donativo.
- Personaliza las cartas. Las cartas de agradecimiento deben ser de una persona a otra. Personaliza tanto el saludo como la despedida.
- Explica cómo será aplicado el donativo. A veces es difícil ser específico, especialmente cuando el donativo será usado para gasto operativo, pero se debe ser tan claro como se pueda.
- Explica qué sigue. Haz saber a tus donantes cuando recibirán noticias tuyas nuevamente. ¿Recibirán un boletín o un reporte para informarles cómo se aplicó el donativo y qué resultados se obtuvieron? ¿Los invitarás a conocer las instalaciones de la organización y sus beneficiarios?
- Incluye muchas veces las palabras tú/ usted. Las cartas deben transmitir que el donante es clave para el éxito del programa / organización.
- Deja que hablen nos beneficiarios. Pide a las personas impactadas por tu trabajo ayuda en el desarrollo de las cartas de agradecimiento con testimonios, anécdotas o escribir las cartas ellos mismos.
- Solicita apoyo a tu consejo directivo. Escribir o firmar cartas, y escribir mensajes personalizados a los donantes son maneras fáciles de involucrarlos en la procuración de fondos.
- Incluye fotografías. Recuerda que una imagen vale más que mil palabras. Fotografías y dibujos o ligas a videos son maneras muy importantes de demostrar impacto.
- Escribe una nota personalizada a mano en la carta, de ser factible.
Qué no hacer
- No iniciar con lo típico y esperado "A nombre de... " o "Gracias por su donativo"... Usar párrafos de inicio que enganchen al donante.
- No hables en general sobre cómo se aplicará el donativo, por ejemplo no usar la misión o decir que el donativo ayudará a "mejorar la calidad de vida". Da a los donantes información específica sobre el impacto de su donativo.
- No ser negativos. Los donantes necesitan saber que sus recursos están ayudando, no decir que el donativo no servirá de gran cosa porque la necesidad es enorme.
- No presumir. La carta debe centrarse en el donante, no hablar de lo grandiosa que es la organización.
- No usar lenguaje técnico. Se debe escribir en lenguaje sencillo y comprensible.
- No escribir como si fueran cartas empresariales formales. Las mejores cartas de las organizaciones tienen un tono amigable, cálido y personal. Se deben sentir como una carta de un amigo a otro.
- No usar una mala firma electrónica. Si no puedes firmar las cartas y se debe usar una firma electrónica, usar una de buena calidad que se parezca lo más posible a una firma real.
- No esperar. Si envías una carta de agradecimiento semanas o meses después, eso hará que el donante te perciba como una organización ineficiente.
- No incluyas lenguaje fiscal en el cuerpo de la carta. Una carta de agradecimiento no es un recibo deducible. Si debes aclarar algún aspecto relacionado con la deducción de impuestos, agrégalo como una PD o en un documento por separado.
- No entres en pánico. Avanza poco a poco. Tal vez solo un pequeño número de donantes recibirá una muy buena carta de agradecimiento este mes y eso está bien. Sin embargo, debes avanzar hacia la implementación de un buen sistema de elaboración y envío de cartas de agradecimiento.
- No utilices la carta de agradecimiento para solicitar un nuevo donativo.
Kivi Leroux Miller, NonprofitMarketingGuide.com.