Lo que no debe faltar en una carta de agradecimiento al donante

Una carta de agradecimiento es la comunicación más importante que un donante recibe.

De acuerdo al libro de Penelope Burk Donor-Centered Fundraising, únicamente cuatro de cada diez donantes reciben una cewarta de agradecimiento después de realizar un donativo. Y sabemos que, según las investigaciones, cinco de cada diez donantes dejan de aportar o disminuyen sus donativos porque sienten, en parte, que sus donativos no son apreciados.

Para que esto no le suceda a tu organización, te ofrecemos una lista de las características que debe contener una carta de agradecimiento:

• ¿Personalizaste la carta (“Estimado Enrique” en lugar de “Estimado Amigo”)?
• ¿Incluiste la cantidad donada?
• ¿Iniciaste tu carta con algo diferente a “Gracias por su donativo de…”? Usa una introducción que sea menos convencional, más creativa.
• ¿Le dijiste a tu donante cómo y cuándo va a tener noticias tuyas nuevamente?
• Si es un donativo recurrente, también le diste gracias a tu donante por:

- ¿Su generosidad por su donativo anterior (y le dijiste todo lo que se logró con él)?
- ¿Qué continua contribuyendo/aportando?

• Menciona algo nuevo o del momento en la postdata: invítale a que vea videos de la organización en línea, un mensaje por las festividades, alguna oportunidad para que los visite o conozca la organización, etc.
• Incluye un número de teléfono al cual pueda llamar para cualquier pregunta.  Puedes agregarle un correo electrónico, pero no tan genérico como info@tuorganizacion.org.  Dirígelos a que pueda comunicarse con una persona real, por favor.
• ¿Necesitas agradecerle por algo en especial? Por ejemplo:

- Renovar su membresía
- Algún regalo por las festividades
- Regalo con motivo de algún acontecimiento
- Campaña de capital (enfatiza todo el beneficio que el nuevo edificio/equipo/ área traerá)

• ¿Necesitas agregar alguna información específica? Como ejemplo:

- Algún regalo que le estarás enviando
- Alguna foto o certificado que hayas incluido

• ¿Tienes una página web? Menciónala en la carta, con alguna invitación para que la visite. (“Infórmese de todos las formas que nos está ayudando en nuestra página www.XYZ.org)

Y recuerda:

• Redactar una carta corta (3 o 5 párrafos y una postdata.
• Agregar cualquier información sobre la deducibilidad de impuestos de los donativos.
• Compartir con ellos “todo lo que su donativo ha logrado…”Utiliza más el “tú” o “usted” que el “nosotros” y “nuestro”.
• Da las gracias más de una vez.
• Revisa tu carta para que sea de fácil lectura:
• Revisa la ortografía.
• Imprime la carta y léela en voz alta, palabra por palabra

Si es posible, firma todas las cartas a mano. Si son muchos los donantes, escoge una cantidad determinada para que tu o algún consejero las firme. Y también selecciona aquellas en las que también ameriten una llamada telefónica de agradecimiento.
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Asegúrate de que tu carta de agradecimiento no incluya:

• Una petición.
• Un aumento a la cantidad donada o a otro programa.
• Un sobre de respuesta para nueva donación (aunque no hubieras hecho la petición)​