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Qué son los sistemas de control y seguimiento a beneficiarios | Aspectos básicos

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Qué son los sistemas de control y seguimiento a beneficiarios

Los sistemas de control y seguimiento interno son una serie de mecanismos que permiten el monitoreo del proceso de atención de los beneficiarios de una organización, con la finalidad de asegurar que éste sea efectiva y eficiente.
​
Un sistema de control y seguimiento de beneficiarios implica contar con políticas y procedimientos para:
  • Admisión del beneficiarios
  • Inducción y bienvenida
  • Manejo y control de expedientes
  • Baja del beneficiario

En ocasiones y dependiendo de la legislación aplicable, estos sistemas están señalados en la Norma Oficial Mexicana aplicable al giro de la organización, como por ejemplo, adicciones, menores o adultos mayores. Adicionalmente, en los estados también existen organismos y dependencias gubernamentales que supervisan ciertos aspectos de la asistencia social, por ejemplo, las condiciones sanitarias en establecimientos que ofrecer atención médica o alimentos, por lo que un primer paso para desarrollar un sistema de control y seguimiento de beneficiarios es revisar cuidadosamente los requisitos de las autoridades.

Entre otros, los sistemas de control pueden incluir los siguientes:
  • Solicitud de ingreso.
  • Estudio socioeconómico
  • Estudios médicos  
  • Base de datos de beneficiarios
  • Informe de ingreso        
  • Control de papelería del beneficiario
  • Reglamento interior para beneficiarios
  • Derechos y obligaciones del beneficiario
  • Carta compromiso
  • Hoja de consentimiento para recibir atención
  • Ficha de egreso del beneficiario
  • Carta de egreso voluntario
 
Toda la documentación que la OSC recabe de sus beneficiarios, deberá incluirse en su expediente clínico o personal para su adecuado control. Es importante también que la organización defina la manera de almacenar dicha información, ya sea en formato impreso o electrónico, así como el lugar y el sistema para mantener ordenados los registros.
 
También, es importante desarrollar políticas internas para mantener la confidencialidad de la información y el nivel de acceso de los integrantes de la organización a la misma.
Recursos / herramientas

  • NOM-028-SSA2-1999, para la prevención, tratamiento y control de las adicciones.
  • NOM-167-SSA-1997, para la prestación de servicios de asistencia social para menores y adultos mayores.
  • NOM-168-SSA1-1998, del expediente clínico.
 
Ejemplo 1: Escrito libre en el que se detallan los sistemas de control y seguimiento interno de beneficiarios.
 
Sistemas de Control y Seguimiento Interno de los Beneficiarios de [Nombre de la OSC]
 
En  [Nombre de la OSC] contamos con los siguientes sistemas de control y seguimiento de nuestros beneficiarios:
  • Descripción y utilidad, sistema 1
  • Descripción y utilidad,  sistema 2
  • Descripción y utilidad, sistema 3  [Incluir todos los que sean necesarios]
 
Texto opcional:
 
Los anteriores mecanismos han sido aprobados por nuestro consejo directivo y nos permiten el adecuado seguimiento de la atención que brindamos a nuestros beneficiarios.
En la redacción, se puede incluir:

  • Nombre / cargo del responsable del seguimiento.
  • Periodicidad.
  • Descripción del tipo de manuales o políticas internas que aseguran un adecuado manejo de los beneficiarios.
 
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