Qué son los sistemas de control y seguimiento a beneficiarios | Aspectos básicos
Qué son los sistemas de control y seguimiento a beneficiarios
Los sistemas de control y seguimiento interno son una serie de mecanismos que permiten el monitoreo del proceso de atención de los beneficiarios de una organización, con la finalidad de asegurar que éste sea efectiva y eficiente.
Un sistema de control y seguimiento de beneficiarios implica contar con políticas y procedimientos para:
En ocasiones y dependiendo de la legislación aplicable, estos sistemas están señalados en la Norma Oficial Mexicana aplicable al giro de la organización, como por ejemplo, adicciones, menores o adultos mayores. Adicionalmente, en los estados también existen organismos y dependencias gubernamentales que supervisan ciertos aspectos de la asistencia social, por ejemplo, las condiciones sanitarias en establecimientos que ofrecer atención médica o alimentos, por lo que un primer paso para desarrollar un sistema de control y seguimiento de beneficiarios es revisar cuidadosamente los requisitos de las autoridades.
Entre otros, los sistemas de control pueden incluir los siguientes:
Toda la documentación que la OSC recabe de sus beneficiarios, deberá incluirse en su expediente clínico o personal para su adecuado control. Es importante también que la organización defina la manera de almacenar dicha información, ya sea en formato impreso o electrónico, así como el lugar y el sistema para mantener ordenados los registros.
También, es importante desarrollar políticas internas para mantener la confidencialidad de la información y el nivel de acceso de los integrantes de la organización a la misma.
Recursos / herramientas
Ejemplo 1: Escrito libre en el que se detallan los sistemas de control y seguimiento interno de beneficiarios.
Sistemas de Control y Seguimiento Interno de los Beneficiarios de [Nombre de la OSC]
En [Nombre de la OSC] contamos con los siguientes sistemas de control y seguimiento de nuestros beneficiarios:
Texto opcional:
Los anteriores mecanismos han sido aprobados por nuestro consejo directivo y nos permiten el adecuado seguimiento de la atención que brindamos a nuestros beneficiarios.
En la redacción, se puede incluir:
Los sistemas de control y seguimiento interno son una serie de mecanismos que permiten el monitoreo del proceso de atención de los beneficiarios de una organización, con la finalidad de asegurar que éste sea efectiva y eficiente.
Un sistema de control y seguimiento de beneficiarios implica contar con políticas y procedimientos para:
- Admisión del beneficiarios
- Inducción y bienvenida
- Manejo y control de expedientes
- Baja del beneficiario
En ocasiones y dependiendo de la legislación aplicable, estos sistemas están señalados en la Norma Oficial Mexicana aplicable al giro de la organización, como por ejemplo, adicciones, menores o adultos mayores. Adicionalmente, en los estados también existen organismos y dependencias gubernamentales que supervisan ciertos aspectos de la asistencia social, por ejemplo, las condiciones sanitarias en establecimientos que ofrecer atención médica o alimentos, por lo que un primer paso para desarrollar un sistema de control y seguimiento de beneficiarios es revisar cuidadosamente los requisitos de las autoridades.
Entre otros, los sistemas de control pueden incluir los siguientes:
- Solicitud de ingreso.
- Estudio socioeconómico
- Estudios médicos
- Base de datos de beneficiarios
- Informe de ingreso
- Control de papelería del beneficiario
- Reglamento interior para beneficiarios
- Derechos y obligaciones del beneficiario
- Carta compromiso
- Hoja de consentimiento para recibir atención
- Ficha de egreso del beneficiario
- Carta de egreso voluntario
Toda la documentación que la OSC recabe de sus beneficiarios, deberá incluirse en su expediente clínico o personal para su adecuado control. Es importante también que la organización defina la manera de almacenar dicha información, ya sea en formato impreso o electrónico, así como el lugar y el sistema para mantener ordenados los registros.
También, es importante desarrollar políticas internas para mantener la confidencialidad de la información y el nivel de acceso de los integrantes de la organización a la misma.
Recursos / herramientas
- NOM-028-SSA2-1999, para la prevención, tratamiento y control de las adicciones.
- NOM-167-SSA-1997, para la prestación de servicios de asistencia social para menores y adultos mayores.
- NOM-168-SSA1-1998, del expediente clínico.
Ejemplo 1: Escrito libre en el que se detallan los sistemas de control y seguimiento interno de beneficiarios.
Sistemas de Control y Seguimiento Interno de los Beneficiarios de [Nombre de la OSC]
En [Nombre de la OSC] contamos con los siguientes sistemas de control y seguimiento de nuestros beneficiarios:
- Descripción y utilidad, sistema 1
- Descripción y utilidad, sistema 2
- Descripción y utilidad, sistema 3 [Incluir todos los que sean necesarios]
Texto opcional:
Los anteriores mecanismos han sido aprobados por nuestro consejo directivo y nos permiten el adecuado seguimiento de la atención que brindamos a nuestros beneficiarios.
En la redacción, se puede incluir:
- Nombre / cargo del responsable del seguimiento.
- Periodicidad.
- Descripción del tipo de manuales o políticas internas que aseguran un adecuado manejo de los beneficiarios.
